Zusammenfassung

Eine Managementzusammenfassung (auch Kurzfassung oder Speed-Read genannt ) ist ein kurzes Dokument oder ein Abschnitt eines Dokuments, das für geschäftliche Zwecke erstellt wird. Sie fasst einen längeren Bericht, einen Vorschlag oder mehrere zusammengehörige Berichte so zusammen, dass sich Leser schnell einen Überblick über umfangreiches Material verschaffen können, ohne alles lesen zu müssen. Sie enthält in der Regel eine kurze Darstellung des Problems oder Vorschlags, der im Hauptdokument behandelt wird, Hintergrundinformationen, eine prägnante Analyse und die wichtigsten Schlussfolgerungen. Sie dient als Entscheidungshilfe für Führungskräfte und gilt als wichtigster Bestandteil eines Businessplans . ^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ]}

Eine Executive Summary wurde früher einfach als Zusammenfassung bezeichnet. Sie unterscheidet sich von einem Abstract dadurch, dass ein Abstract in der Regel kürzer ist und typischerweise eher als Überblick oder Orientierung dient, anstatt eine komprimierte Version des vollständigen Dokuments zu sein. Abstracts werden häufig in der akademischen Forschung verwendet, wo das Konzept der Executive Summary nicht üblich ist. „Ein Abstract ist eine kurze, zusammenfassende Aussage … die von Lesern gelesen wird, die entscheiden möchten, ob sie das Hauptdokument lesen wollen oder nicht“, wohingegen „eine Executive Summary, anders als ein Abstract, ein Dokument im Miniaturformat ist, das anstelle des längeren Dokuments gelesen werden kann.“ ^{[ 5 ]}

Im allgemeinen Sprachgebrauch ist der Begriff „Executive Summary“ ein Synonym für „Zusammenfassung“ und hat diesen Begriff teilweise verdrängt.

Es besteht weitgehend Einigkeit über die Struktur einer Managementzusammenfassung für den geschäftlichen Gebrauch – Bücher und Schulungen betonen ähnliche Punkte. ^{[ 6 ] [ 7 ] [ 8 ] [ 9 ] [ 10 ]} Typischerweise enthält eine Managementzusammenfassung folgende Punkte:

• sollte etwa 5-10% der Länge des Hauptberichts ausmachen ^{[ 8 ] [ 10 ].}
• in einer für die Zielgruppe angemessenen Sprache verfasst sein ^{[ 7 ] [ 10 ]}
• bestehen aus kurzen, prägnanten Absätzen ^{[ 7 ] [ 10 ]}
• Beginnen wir mit einer Zusammenfassung ^{[ 7 ] [ 10 ]}
• sollte in der gleichen Reihenfolge wie der Hauptbericht verfasst werden ^{[ 6 ] [ 8 ]}
• Berücksichtigen Sie nur Material, das im Hauptbericht enthalten ist ^{[ 6 ] [ 8 ].}
• Empfehlungen abgeben ^{[ 7 ] [ 10 ]}
• eine Begründung liefern ^{[ 7 ] [ 10 ]}
• eine Schlussfolgerung haben ^{[ 7 ] [ 8 ] [ 10 ]}
• unabhängig vom Hauptbericht lesbar sein ^{[ 6 ] [ 7 ] [ 8 ]}
• manchmal fassen sie mehr als ein Dokument zusammen ^{[ 7 ].}

Zusammenfassungen sind sowohl in der Wissenschaft als auch in der Wirtschaft ein wichtiges Kommunikationsinstrument. So stellen beispielsweise Mitglieder des Fachbereichs Agrarökonomie der Texas A&M University fest: „Eine Zusammenfassung stellt die erste Interaktion zwischen den Verfassern des Berichts und ihren Ziellesern dar: Entscheidungsträgern, potenziellen Kunden und/oder Branchenkollegen. Die Entscheidung einer Führungskraft, einen bestimmten Bericht weiterzulesen, hängt oft von dem Eindruck ab, den die Zusammenfassung vermittelt.“ ^{[ 11 ]}

Es wurde argumentiert, dass eine Zusammenfassung komplexer Sachverhalte durch ihre einfache Darstellung dazu führen kann, dass Entscheidungsträger und andere wichtige Aspekte übersehen. ^{[ 12 ]} Prof. Amanda Sinclair von der Universität Melbourne vertritt die Ansicht, dass dieser Prozess oft aktiv und nicht passiv verläuft. In einer Studie zur Globalisierung stellte sie fest, dass Entscheidungsträger unter dem Druck stehen, komplexe Sachverhalte zu vereinfachen und jegliche Unterschiede zu entpolitisieren und zu verallgemeinern. Sie behauptet, dass „alle Forschungsarbeiten unter vordefinierten und allgemeinen Überschriften wie beispielsweise wirtschaftlichen Argumenten zusammengefasst wurden. Die Berichte der Partner sollten einheitlich aussehen. Die Standardisierung der Forschung erfolgte unter anderem durch Zusammenfassungen: ‚Führungskräfte lesen nur die Zusammenfassungen‘, wurde uns gesagt.“ ^{[ 13 ]} Ähnlich argumentiert Colin Leys im „ Socialist Register“ , dass Zusammenfassungen dazu dienen, vereinfachte Argumente darzustellen: „Es gibt erstaunlich wenige kritische Kommentare zu dem starken Qualitätsverfall staatlicher Dokumente seit 1980, deren Argumentationsniveau und Verwendung von Belegen allzu oft umgekehrt proportional zur Qualität ihrer Präsentation (im Stil von Geschäftsberichten, komplett mit Zusammenfassungen und auffälligen Grafiken) sind.“ ^{[ 14 ]}

• Abstrakt
• Formate für die Präsentation eines Geschäftsplans
• Einleitung (Schreiben)

• Eine vom US-Außenministerium veröffentlichte Zusammenfassung