Delegation

Delegation ist der Prozess, Aufgaben an andere Personen zu übertragen und ihnen Verantwortung zu übertragen. ^{[ 1 ]} Im Management oder in der Führung einer Organisation geht es dabei darum, dass eine Führungskraft Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten effizient an unterstellte Mitarbeiter verteilt . Delegation kann zur Schaffung einer transparenten Hierarchie führen , in der Autorität und Verantwortung innerhalb der Organisationsstruktur nach unten wandern . ^{[ 2 ]} Ineffiziente Delegation kann jedoch zu Mikromanagement führen .

Es gibt verschiedene Gründe, warum jemand sich für die Delegation von Aufgaben entscheiden könnte. Dazu gehören:

• Um sich Zeit für andere Aufgaben in ihrem eigenen Tempo zu verschaffen
• Damit die qualifizierteste Person die Entscheidungen trifft.
• Um die Sichtweise einer anderen qualifizierten Person zu einem Thema einzuholen
• Die Fähigkeit einer anderen Person zu entwickeln, die zusätzlichen Aufgaben umsichtig und erfolgreich zu bewältigen. ^{[ 3 ]}

Delegation gilt weithin als wesentlicher Bestandteil effektiven Managements. ^{[ 4 ]} Die Fähigkeit zu delegieren ist eine entscheidende Kompetenz für erfolgreiches Management. ^{[ 5 ]} Verschiedene Faktoren fördern effektives Delegieren durch Führungskräfte, darunter: „Die Fähigkeiten anderer anerkennen und respektieren; Aufgaben bewerten und deren Bedeutung im Gesamtkontext verdeutlichen; die richtigen Personen für die jeweiligen Aufgaben finden; Unterstützung und Ermutigung bieten; Ambiguität und Unsicherheit tolerieren; und Fehler als Lernchance begreifen.“ ^{[ 5 ]} Da Organisationen so komplex und dynamisch sind, hängt der Erfolg der Zielerreichung maßgeblich davon ab, wie effektiv Aufgaben und Verantwortlichkeiten delegiert werden können. ^{[ 6 ]}

Laut Dr. Kanthi Wijesinghe, Dozentin am National Institute of Education , beginnt Delegation, wenn eine Führungskraft einen Teil ihrer Verantwortlichkeiten an eine/n Mitarbeiter/in abgibt. Verantwortung ist die einer Person zugewiesene Aufgabe. ^{[ 7 ]} Delegation hängt stark von der Fähigkeit der Führungskraft ab, zu kommunizieren, zu motivieren und individuelle Präferenzen und Unterschiede zu verstehen. Der Delegationsprozess beinhaltet die Auswahl einer geeigneten Aufgabe und einer geeigneten Mitarbeiterin/ eines geeigneten Mitarbeiters . Er umfasst Vorbereitung, Initiierung, Durchführung und Abschluss. Zwar kann eine Führungskraft die Befugnis für eine Aufgabe delegieren, die letztendliche Verantwortung bleibt jedoch bestehen. Delegation ist somit ein Prozess des Teilens, der Autorität, Macht, Einfluss, Informationen, Wissen oder Risiken umfassen kann. Dies stärkt das Vertrauen und die Arbeitsmoral zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. Das interne und externe Umfeld einer Organisation ist oft von vielen Störfaktoren geprägt. Dazu gehören unter anderem übermäßiger Zeitdruck, Unerfahrenheit und mangelndes Vertrauen. ^{[ 5 ]} Um die Auswirkungen dieser Faktoren zu minimieren, sollte ein klares Delegationsprotokoll entwickelt und innerhalb einer Organisation befolgt werden.  

Der Delegationsprozess folgt nicht immer einer festgelegten Struktur; typischerweise spielen jedoch folgende Aspekte eine Rolle:

1. Aufgabenverteilung: Der Delegierende teilt dem Untergebenen die auszuführende Aufgabe mit. Ressourcen werden bereitgestellt und eine Frist festgelegt.
2. Befugnisübertragung: Damit ein Mitarbeiter eine Aufgabe ausführen kann, ist Befugnis erforderlich. Diese Befugnis wird dem Mitarbeiter durch die Aufgabenübertragung erteilt.
3. Aufgabenverteilung: Wird Befugnis delegiert, wird dem/der Untergebenen die Verantwortung für die jeweilige Aufgabe übertragen. Erhält jemand das Recht, eine Aufgabe zu erledigen, so wird ihm/ihr die entsprechende Pflicht zur Ausführung übertragen. Die Verantwortung selbst kann nicht vollständig delegiert werden; eine Führungskraft muss weiterhin die gleiche Verantwortung tragen wie die delegierte Befugnis.
4. Schaffung von Verantwortlichkeit: Nach Abschluss des Delegationsprozesses ist es unerlässlich, dass der Manager Verantwortlichkeit schafft, d. h., dass die Untergebenen für die Aufgaben, zu deren Ausführung sie befugt wurden, zur Rechenschaft gezogen werden müssen. ^{[ 7 ]}

Es gibt eine Reihe von Richtlinien, die für das Verständnis und die Umsetzung des Delegationsprozesses unerlässlich sind. Zu den Delegationsprinzipien gehören:

Die einem einzelnen Mitarbeiter übertragene Befugnis muss ausreichend sein, um sicherzustellen, dass dieser die erwarteten Ergebnisse der Aufgabe erzielen kann. Vor der Delegation muss der Vorgesetzte den Zweck der Delegation und die erwarteten Ergebnisse kennen. ^{[ 7 ]} Dies bedeutet, dass Ziele, Leistungsstandards und Zielvorgaben klar definiert sein müssen, um die Handlungen des Mitarbeiters auf die erfolgreiche Erfüllung der Aufgabe auszurichten. ^{[ 8 ]}

Dieses Prinzip verdeutlicht, dass Autorität und Verantwortung einander bedingen und Hand in Hand gehen müssen. ^{[ 7 ]} Das bedeutet, dass die einem Mitarbeiter übertragene Autorität seiner Verantwortung entsprechen und mit ihr übereinstimmen muss. „Verantwortung ohne Autorität ist bedeutungslos.“ Jede Person in einer Organisation benötigt die notwendigen Befugnisse, um die ihr übertragenen Aufgaben effektiv zu erfüllen; es darf kein Missverhältnis zwischen der einem Mitarbeiter übertragenen Verantwortung und der ihm zur Aufgabenerfüllung eingeräumten Befugnis bestehen. ^{[ 8 ]}

Das Prinzip der absoluten Verantwortung besagt, dass eine Delegation von Verantwortung nicht möglich ist. ^{[ 7 ]} Vorgesetzte können die Verantwortung für die ihren Untergebenen zugewiesenen Aufgaben und Tätigkeiten nicht durch Delegation abgeben, da sie es waren, die diese Befugnis delegiert und die Pflicht übertragen haben. ^{[ 8 ]} Die Verantwortung ist absolut; ein Manager bleibt für die Handlungen seiner Untergebenen verantwortlich. ^{[ 7 ]}

Gemäß dem Prinzip der einheitlichen Befehlsgewalt sollten Mitarbeiter nur einen Vorgesetzten haben, dem sie unterstellt sind, von dem sie Weisungen erhalten und dem sie Weisungen erteilt werden. ^{[ 7 ]} Dieser Mitarbeiter ist ausschließlich seinem direkten Vorgesetzten gegenüber rechenschaftspflichtig. Dies führt zu einer höheren Mitarbeitereffizienz und weniger Rollenkonflikten innerhalb einer Organisation. ^{[ 8 ]}    

Das Skalarprinzip besagt, dass innerhalb einer Organisation klare und formale hierarchische Autoritätslinien existieren. ^{[ 8 ]} Diese Hierarchie spiegelt den Fluss von Autorität und Verantwortung wider. Sie verdeutlicht Managern und Mitarbeitern klar, wer die Befugnis hat, Autorität zu delegieren und wem gegenüber sie rechenschaftspflichtig sind. ^{[ 7 ]}      

Dieser Grundsatz besagt, dass Mitarbeitern im Rahmen ihrer Befugnisse volle Handlungsfreiheit eingeräumt werden sollte. Führungskräfte sollten sich daher nicht in die tägliche Arbeit ihrer Mitarbeiter einmischen, selbst wenn kleinere Fehler erkannt werden. ^{[ 7 ]} Dieses Maß an Kontrolle führt zu effizienteren Ergebnissen. In Ausnahmefällen können Führungskräfte bei Sachverhalten, die erheblich von der Norm abweichen, eingreifen; in diesem Fall kann die dem Mitarbeiter übertragene Befugnis sogar entzogen werden. ^{[ 8 ]}    

Delegation wird von manchen als ein unverzichtbares und äußerst nützliches Managementinstrument angesehen. ^{[ 5 ]} Bei effektiver und erfolgreicher Umsetzung führt Delegation zu zahlreichen Vorteilen für Organisation, Führungskraft und Mitarbeitende. Ist Delegation jedoch nicht erfolgreich oder optimal umgesetzt, kann dies schwerwiegende Nachteile und Folgewirkungen nach sich ziehen. ^{[ 4 ]}

Delegation ist eine der bekanntesten Methoden für effizientes Zeitmanagement und bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Einer der wichtigsten Vorteile ist die Förderung der Mitarbeitermotivation und -entwicklung. Die motivierende Wirkung der Delegation beruht auf dem gestärkten Vertrauen, das Führungskräfte ihren Mitarbeitern entgegenbringen. ^{[ 1 ]} Wenn Vorgesetzte Vertrauen zeigen, stärkt dies das Vertrauen und das Selbstvertrauen der Mitarbeiter. ^{[ 5 ]} Zwischen Delegation und dem Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Management besteht ein starker positiver Zusammenhang. ^{[ 2 ]} Führungskräfte können ihre Mitarbeiter durch die Teilhabe an Führungsaufgaben befähigen. Dies stärkt die Rolle der Führungskraft, fördert die Mitarbeitermotivation und das Vertrauen in das Unternehmen. Delegation steigert Effektivität und Effizienz in vielerlei Hinsicht. ^{[ 5 ]} Sie reduziert die Arbeitsbelastung des Managements, erhöht die Reaktionsfähigkeit und fördert die Weiterentwicklung der Mitarbeiterkompetenzen. Die Ressourcen des Unternehmens werden effizienter genutzt, und Mitarbeiter können Entscheidungen schneller treffen und Aufgaben zügiger erledigen. Durch Delegation erhalten Mitarbeiter auf niedrigeren Ebenen die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln, ihre Fähigkeiten auszubauen und sich weiterzuentwickeln, was der Organisation zugutekommt. Delegation korreliert positiv mit der Mitarbeiterbindung, der Aufgabenerfüllung, innovativem Verhalten und der Arbeitszufriedenheit. ^{[ 4 ]} Auf Organisationsebene ermöglicht Delegation Einblicke in aktuelle Stärken und Schwächen und bietet somit Raum für Verbesserungen und Wachstum. Sie erhöht zudem die Reaktionsfähigkeit einer Organisation und damit ihre Fähigkeit, schnell und effektiv zu reagieren. ^{[ 5 ]}

Die Vorteile liegen zwar auf der Hand, doch effektives Delegieren birgt auch einige potenzielle Nachteile und Herausforderungen. Ineffektives Delegieren bedeutet beispielsweise, dass niemand wirklichen Einfluss ausüben darf oder jemandem zu viel Befugnisse eingeräumt werden, der nicht willens oder in der Lage ist, angemessene Entscheidungen zu treffen. ^{[ 4 ]} Manche Vorgesetzte tun sich schwer damit, Aufgaben zu delegieren, da sie befürchten, den Anschluss an die erforderlichen Kompetenzen zu verlieren oder etwas aufzugeben, das ihnen wirklich Freude bereitet. ^{[ 5 ]} Delegieren ist mit einem gewissen Risiko und Unsicherheit verbunden, was ein starkes Hindernis für die Delegation darstellen kann. Wenn Vorgesetzte eine Aufgabe delegieren, bleiben sie dafür verantwortlich, ob diese effektiv ausgeführt wird, und müssen die potenziellen Risiken und Chancen der Delegation abwägen. ^{[ 4 ]} Führungskräfte zögern oft, Aufgaben zu delegieren, weil sie befürchten, dass Fehler passieren oder die Aufgabe nicht den Standards entspricht, die sie selbst erreichen könnten. ^{[ 5 ]} Eine weitere Sorge im Zusammenhang mit Delegieren ist, dass das Top-Management befürchten kann, dass das mittlere Management Aufgaben eher zum eigenen Vorteil als zum Wohl des gesamten Unternehmens delegiert. ^{[ 4 ]}  

Die Delegation wurde zu einem zentralen Bestandteil der Führungskräfteausbildung im Harzburger Modell, das von Reinhard Höhn entwickelt und ab 1956 an der Akademie für wirtschaftspolitische Führungskräfte in Bad Harzburg gelehrt wurde. ^{[ 9 ]}