Papierloses Büro

Ein papierloses Büro ist eine Arbeitsumgebung , in der der Papierverbrauch vollständig oder stark reduziert wird. Dies geschieht durch die Digitalisierung von Dokumenten und anderen Papierunterlagen . Befürworter argumentieren, dass die Umstellung auf papierloses Arbeiten Kosten spart, die Produktivität steigert , Platz spart, die Dokumentation und den Informationsaustausch vereinfacht, die Sicherheit persönlicher Daten erhöht und die Umwelt schont . Das Konzept lässt sich auch auf die Kommunikation außerhalb des Büros ausweiten.

Die papierlose Welt war ein Werbeslogan , der das Büro der Zukunft beschreiben sollte . Die Verbreitung von Bildschirmcomputern wie dem IBM 2260 von 1964 trug maßgeblich dazu bei . Eine frühe Prognose des papierlosen Büros wurde 1975 in einem Artikel der Business Week veröffentlicht. ^{[ 1 ]} Die Idee war, dass die Büroautomatisierung Papier für Routineaufgaben wie Aktenführung und Buchhaltung überflüssig machen würde. Mit der Einführung des Personalcomputers gewann diese Idee an Bedeutung . Während die Vorhersage eines PCs auf jedem Schreibtisch bemerkenswert zutreffend war, traf die Vision des „papierlosen Büros“ nicht zu.

1983 versuchte Micronet, Inc. den Begriff „The Paperless Office“ als Marke eintragen zu lassen, gab diesen Antrag jedoch 1984 auf. ^{[ 2 ]}

Im Jahr 2019 schlug ein Analyst in Neuseeland vor, dass ein angemesseneres Ziel für ein Büro darin bestehen könnte, „papierarm“ statt „papierlos“ zu werden. ^{[ 3 ]}

Im Jahr 2022 bewarb der CEO von Foxit die Vision seines Unternehmens vom „papierlosen Büro“ als eine Lösung mit wirtschaftlichen und ökologischen Vorteilen. ^{[ 4 ]}

Einer Schätzung zufolge hat sich der weltweite Verbrauch von Büropapier zwischen 1980 und 2000 mehr als verdoppelt. ^{[ 5 ]} Dies wurde auf die zunehmende Vereinfachung der Dokumentenerstellung und die weitverbreitete Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel zurückgeführt , ^{[ 5 ] [ 6 ]} was dazu führte, dass die Benutzer eine große Anzahl gedruckter Dokumente erhielten.

Im Jahr 2014 stellte ein Analyst in den USA fest: „Unser Papierverbrauch steigt tatsächlich rasant an, wobei die jährliche Wachstumsrate der von einem durchschnittlichen Unternehmen produzierten Papiermenge bei 25 % liegt. Schätzungsweise werden täglich eine Milliarde Fotokopien angefertigt.“ ^{[ 7 ]}

Die US- Umweltschutzbehörde EPA schätzte im Jahr 2024, dass der durchschnittliche Amerikaner jährlich über 700 Pfund Papier verbraucht – der weltweit höchste Pro-Kopf-Verbrauch. In den letzten 20 Jahren erreichte der Verbrauch von Papierprodukten in den USA 208 Millionen Tonnen (gegenüber 92 Millionen Tonnen im Vorjahr), was einem Wachstum von 126 % entspricht. ^{[ 8 ]}

Manche argumentieren, dass Papier immer seinen Platz haben wird, da es andere Verwendungsmöglichkeiten als Bildschirme bietet, beispielsweise durch seine zuverlässigere Zugänglichkeit. ^{[ 9 ] [ 10 ]}

In den USA sanken die Treibhausgasemissionen (Scope 1 und 2 ) pro Tonne produzierter Papier- und Holzprodukte im Zeitraum 2005–2020 um 24,1 %. ^{[ 11 ]} Bis 2030 werden weitere signifikante Verbesserungen der Kohlenstoffintensität der Papier- und Holzindustrie erwartet. ^{[ 12 ]}

Im Jahr 2024 stellte die US-Umweltschutzbehörde (EPA) fest: „Die Papiernutzung hat Auswirkungen auf Umwelt und öffentliche Gesundheit. Die Zellstoff- und Papierindustrie ist der fünftgrößte Energieverbraucher und für 4 % des weltweiten Energieverbrauchs verantwortlich. Der Gewichtsanteil von Papier am Siedlungsabfall beträgt 35 %.“ ^{[ 8 ]}

Das Internationale Institut für Umwelt und Entwicklung ( IIED) stellte 2003 fest: „Es gibt zwei radikal gegensätzliche Ansichten zum Papierverbrauch. Die Wirtschaft argumentiert im Allgemeinen, dass die Papiernutzung umwelteffizient gestaltet werden kann und es daher keine Beschränkungen für den Verbrauch geben sollte. Umwelt- und Sozialgruppen hingegen argumentieren, dass eine solche Ökoeffizienz zwar hilfreich sein kann, aber nicht ausreicht, um den moralischen Forderungen nach einer begrenzten Nutzung der natürlichen Ressourcen der Welt gerecht zu werden.“ ^{[ 6 ]}

Ein papierloses Arbeitsumfeld erfordert eine Infrastruktur elektronischer Komponenten , um die Produktion, Übertragung und Speicherung von Informationen zu ermöglichen. ^{[ 13 ]} Die Industrie, die diese Komponenten herstellt, zählt zu den umweltschädlichsten und am wenigsten nachhaltigen Sektoren weltweit. ^{[ 14 ]} Die Herstellung elektronischer Hardware beinhaltet die Gewinnung von Edelmetallen und die industrielle Produktion von Kunststoffen . ^{[ 15 ]} Die Übertragung und Speicherung digitaler Daten erfolgt über Rechenzentren , die erhebliche Mengen des Stroms eines Gastlandes verbrauchen. ^{[ 16 ]}

Der Papierbedarf wird durch die Nutzung von Online-Systemen eliminiert, beispielsweise durch den Ersatz von Karteikarten und Adressbüchern durch Datenbanken , von Briefen und Faxen durch E-Mails und von Nachschlagewerken durch das Internet . ^{[ 17 ]} Der E-Sign Act von 2000 in den Vereinigten Staaten legte fest, dass ein Dokument nicht aufgrund einer elektronischen Signatur abgelehnt werden darf und verpflichtete alle Unternehmen, digitale Signaturen auf Dokumenten zu akzeptieren. Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten die Möglichkeit, Dokumente per optischer Zeichenerkennung (OCR) zu lesen und diese Daten innerhalb des Systems zu nutzen. Obwohl diese Technologie für ein papierloses Büro unerlässlich ist ^{[ 17 ],} löst sie nicht die Prozesse, die überhaupt erst Papier erzeugen.

Mit zunehmendem Bewusstsein für Identitätsdiebstahl und Datenschutzverletzungen wurden neue Gesetze und Verordnungen erlassen, die Unternehmen, die personenbezogene Daten verwalten oder speichern , zu einem sorgsamen Umgang mit diesen Dokumenten verpflichten. Manche argumentieren, dass papierlose Bürosysteme leichter zu sichern seien als herkömmliche Aktenschränke , da die Zugriffe auf jedes einzelne Dokument nachverfolgt werden könnten. ^{[ 18 ]}

Siehe „Digitale Langzeitarchivierung“ für eine Diskussion der Problematik der Archivierung digitalisierter Datensätze.

• US- Gesetz zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands (1980)
• Backup
• Nachhaltiges Wirtschaften
• Ökonomie der Digitalisierung

• Sellen, Abigail J.; Harper, Richard HR (2001), Der Mythos des papierlosen Büros , Cambridge , Massachusetts, USA: The MIT Press , ISBN 0-262-19464-3- erörtert die Grenzen des papierlosen Büros und die wichtige Rolle, die Papier für Wissensarbeiter spielen kann .
• Gladwell, Malcolm (25. März 2002), „Das soziale Leben des Papiers“ , The New Yorker

• Das papierlose Büro – Traum oder Realität? AIIM Marktanalyse