Funktionstrennung

Funktionstrennung , auch bekannt als Aufgabentrennung , bezeichnet das Konzept, dass mehrere Personen zur Erledigung einer Aufgabe benötigt werden. Es handelt sich um eine administrative Kontrollmaßnahme, die von Organisationen eingesetzt wird, um Betrug , Sabotage , Diebstahl , Informationsmissbrauch und andere Sicherheitslücken zu verhindern. Im politischen Bereich ist sie als Gewaltenteilung bekannt, wie sie in Demokratien zu beobachten ist, wo die Regierung in drei unabhängige Zweige unterteilt ist: Legislative , Exekutive und Judikative .

Die Funktionstrennung ist ein zentrales Konzept der internen Kontrollen. Der erhöhte Schutz vor Betrug und Fehlern muss mit dem damit verbundenen höheren Kosten- und Arbeitsaufwand in Einklang gebracht werden.

Im Wesentlichen implementiert SoD ein angemessenes Maß an Kontrollmechanismen für die Aktivitäten von Einzelpersonen. RA Botha und JHP Eloff beschreiben SoD im IBM Systems Journal wie folgt.

Die Funktionstrennung als Sicherheitsprinzip hat primär die Verhinderung von Betrug und Fehlern zum Ziel. Dieses Ziel wird erreicht, indem die Aufgaben und zugehörigen Berechtigungen für einen bestimmten Geschäftsprozess auf mehrere Benutzer verteilt werden. Dieses Prinzip wird im klassischen Beispiel der Funktionstrennung, der Zwei-Unterschriften-Pflicht auf einem Scheck, veranschaulicht. ^{[ 1 ]}

Die tatsächlichen Stellenbezeichnungen und Organisationsstrukturen können je nach Größe und Art des Unternehmens stark variieren. Daher sind Rang und Hierarchie weniger wichtig als die Fähigkeiten und Kompetenzen der beteiligten Personen. Gemäß dem SoD-Konzept lassen sich geschäftskritische Aufgaben in vier Funktionstypen kategorisieren: Autorisierung, Verwahrung, Dokumentation und Abgleich. In einem idealen System sollte keine Person mehr als einen Funktionstyp übernehmen.

Grundsätzlich sind mehrere Ansätze optional als teilweise oder vollständig unterschiedliche Paradigmen realisierbar:

• sequentielle Trennung (Zwei-Signaturen-Prinzip)
• individuelle Trennung ( Vier-Augen-Prinzip )
• räumliche Trennung (getrennte Aktionen an getrennten Orten)
• Faktorielle Trennung (mehrere Faktoren tragen zur Vollständigkeit bei)

Eine Person mit mehreren Funktionsrollen birgt die Möglichkeit, diese Befugnisse zu missbrauchen. Um das Risiko zu minimieren, sollte folgendes Vorgehen beachtet werden:

1. Beginnen Sie mit einer Funktion, die unverzichtbar ist, aber potenziell missbraucht werden kann.
2. Die Funktion wird in einzelne Schritte unterteilt, von denen jeder für das Funktionieren der Funktion oder für den Missbrauch der Macht, die diese Funktion ermöglicht, notwendig ist.
3. Weisen Sie jeden Schritt einer anderen Person oder Organisation zu.

Allgemeine Kategorien von Funktionen, die getrennt werden sollen:

• Autorisierungsfunktion
• Aufzeichnungsfunktion, z. B. Erstellung von Quelldokumenten, Code oder Leistungsberichten
• Verwahrung von Vermögenswerten, sei es direkt oder indirekt, z. B. Empfang von Schecks per Post oder Implementierung von Quellcode- oder Datenbankänderungen.
• Abstimmung oder Prüfung
• Aufteilung eines Sicherheitsschlüssels in zwei (oder mehr) Teile zwischen verantwortlichen Personen

In erster Linie wird die individuelle Trennung als einzige Auswahlmöglichkeit betrachtet.

Der Begriff SoD (State of Done) ist in Finanzbuchhaltungssystemen bereits etabliert. Unternehmen jeder Größe wissen, dass Funktionen wie der Empfang von Schecks (Zahlung auf Rechnung) und die Genehmigung von Abschreibungen, die Einzahlung von Bargeld und der Abgleich von Kontoauszügen, die Genehmigung von Stundenzetteln und die Verwahrung von Gehaltsabrechnungen usw. nicht miteinander vermengt werden dürfen. Für die meisten IT-Abteilungen ist SoD relativ neu, jedoch stammt ein hoher Prozentsatz der internen Prüfungsfälle im Rahmen des Sarbanes-Oxley Act aus der IT. ^{[ 2 ]}

In Informationssystemen trägt die Funktionstrennung dazu bei, potenzielle Schäden durch das Handeln einer einzelnen Person zu minimieren. Die IT-Abteilung oder die Endbenutzerabteilung sollten so organisiert sein, dass eine angemessene Funktionstrennung gewährleistet ist. Gemäß der ISACA-Matrix zur Funktionstrennung ^{[ 3 ]} sollten bestimmte Aufgaben nicht in einer Position zusammengefasst werden. Diese Matrix ist kein Branchenstandard, sondern lediglich eine allgemeine Richtlinie, die Empfehlungen für die Trennung von Positionen und die Notwendigkeit kompensierender Kontrollmaßnahmen bei deren Zusammenlegung enthält.

Je nach Unternehmensgröße können Funktionen und Aufgabenbereiche variieren. Kleinere Unternehmen, in denen die Funktionstrennung nicht gegeben ist, sehen sich typischerweise mit Problemen in Auszahlungszyklen konfrontiert, in denen unautorisierte Käufe und Zahlungen vorkommen können. ^{[ 4 ]} Lässt sich die Funktionstrennung nicht gewährleisten, sollten kompensierende Kontrollmechanismen vorhanden sein. Kompensierende Kontrollmechanismen sind interne Kontrollen, die das Risiko einer bestehenden oder potenziellen Kontrollschwäche verringern sollen. Kann eine einzelne Person im Rahmen ihrer täglichen Arbeit Fehler und/oder Unregelmäßigkeiten begehen und verbergen, so wurden ihr Aufgaben zugewiesen, die mit der Funktionstrennung unvereinbar sind. Es gibt verschiedene Kontrollmechanismen, die zur Durchsetzung der Funktionstrennung beitragen können:

1. Audit-Trails ermöglichen es IT-Managern und Auditoren, den tatsächlichen Transaktionsablauf vom Ursprung bis zur Aktualisierung der Datei nachzuvollziehen. Gute Audit-Trails sollten Informationen darüber liefern, wer die Transaktion initiiert hat, wann und um welche Art von Eintrag es sich handelt, welche Felder die Informationen enthielten und welche Dateien aktualisiert wurden.
2. Die Abstimmung der Anwendungen und ein unabhängiger Verifizierungsprozess liegen letztendlich in der Verantwortung der Benutzer, wodurch das Vertrauen in die erfolgreiche Ausführung einer Anwendung erhöht werden kann.
3. Ausnahmemeldungen werden auf Vorgesetztenebene bearbeitet und durch Nachweise belegt, die belegen, dass Ausnahmen ordnungsgemäß und zeitnah behandelt wurden. In der Regel ist die Unterschrift der Person erforderlich, die die Meldung erstellt hat.
4. Es sollten manuelle oder automatisierte System- oder Anwendungstransaktionsprotokolle geführt werden, in denen alle verarbeiteten Systembefehle oder Anwendungstransaktionen aufgezeichnet werden.
5. Die aufsichtsrechtliche Überprüfung sollte durch Beobachtung und Befragung erfolgen.
6. Um Fehler oder vorsätzliche Versäumnisse durch die Einhaltung eines vorgeschriebenen Verfahrens auszugleichen, werden unabhängige Überprüfungen empfohlen. Solche Überprüfungen können dazu beitragen, Fehler und Unregelmäßigkeiten aufzudecken.

Der Berufsstand der Wirtschaftsprüfer hat aufgrund der im Laufe von Jahrhunderten der Rechnungslegungspraxis angehäuften Risiken erheblich in die Trennung von Aufgaben investiert.

Im Gegensatz dazu stellten viele US -amerikanische Unternehmen fest, dass ein unerwartet hoher Anteil ihrer internen Kontrollprobleme gemäß Sarbanes-Oxley aus dem IT-Bereich stammte. In großen IT-Organisationen ist die Funktionstrennung weit verbreitet, um zu verhindern, dass Einzelpersonen unbemerkt betrügerischen oder schädlichen Code oder Daten einschleusen können. Rollenbasierte Zugriffskontrolle wird häufig in IT-Systemen eingesetzt, in denen Funktionstrennung erforderlich ist. In jüngster Zeit, mit zunehmender Anzahl von Rollen in wachsenden Organisationen, wird vermehrt ein hybrides Zugriffskontrollmodell mit attributbasierter Zugriffskontrolle verwendet, um die Einschränkungen der rollenbasierten Zugriffskontrolle zu beheben. ^{[ 5 ]}

Strict control of software and data changes will require that the same person or organizations performs only one of the following roles:

• Identification of a requirement (or change request); e.g. a business person
• Authorization and approval; e.g. an IT governance board or manager
• Design and development; e.g. a developer
• Review, inspection and approval; e.g. another developer or architect.
• Implementation in production; typically a software change or system administrator.

This is not an exhaustive presentation of the software development life cycle, but a list of critical development functions applicable to separation of duties.

To successfully implement separation of duties in information systems a number of concerns need to be addressed:

• The process used to ensure a person's authorization rights in the system is in line with his role in the organization.
• The authentication method used such as knowledge of a password, possession of an object (key, token) or a biometrical characteristic.
• Circumvention of rights in the system can occur through database administration access, user administration access, tools which provide back-door access or supplier installed user accounts. Specific controls such as a review of an activity log may be required to address this specific concern.

• Nick Szabos Essay über die Trennung der Aufgaben in der Wayback Machine (archiviert am 6. März 2016)
• „Definition der Aufgabentrennung“ , ISACA
• „Funktionstrennung zur Verringerung von Sicherheitsrisiken“ , Datamation
• „Transparenz, Aufteilung, Trennung, Rotation und Überwachung von Verantwortlichkeiten“ , ISM3