Variabler Datendruck

Variabler Datendruck ( VDP ) (auch bekannt als variabler Informationsdruck ( VIP ) oder variable Bildgebung ( VI )) ist eine Form des Digitaldrucks, einschließlich des On-Demand-Drucks . Dabei können Elemente wie Text , Grafiken und Bilder von Druckvorlage zu Druckvorlage geändert werden, ohne den Druckprozess zu unterbrechen oder zu verlangsamen. Die Informationen hierfür stammen aus einer Datenbank oder einer externen Datei. ^{[ 1 ]} Beispielsweise kann ein Satz personalisierter Briefe mit jeweils gleichem Layout mit unterschiedlichen Namen und Adressen bedruckt werden. Variabler Datendruck wird hauptsächlich für Direktmarketing , Kundenbeziehungsmanagement , Werbung , Rechnungsstellung und Adressierung ^{[ 2 ]} auf Selfmailern, Broschüren oder Postkartenkampagnen eingesetzt .

VDP (Variable Data Printing) ist eine direkte Weiterentwicklung des Digitaldrucks . Es nutzt Computerdatenbanken, digitale Druckgeräte und leistungsstarke Software, um hochwertige, farbige Dokumente zu erstellen, deren Erscheinungsbild dem des herkömmlichen Offsetdrucks vergleichbar ist. VDP ermöglicht die Massenindividualisierung von Dokumenten mittels Digitaldrucktechnologie, im Gegensatz zur Massenproduktion eines einzelnen Dokuments im Offsetdruck . Anstatt 10.000 Exemplare eines Dokuments mit derselben Botschaft an 10.000 Kunden zu senden, können mit VDP 10.000 individuelle Dokumente mit jeweils maßgeschneiderten Botschaften gedruckt werden.

Es gibt verschiedene Stufen des variablen Datendrucks. Die einfachste Stufe beinhaltet das Ändern der Anrede oder des Namens auf jedem Exemplar, ähnlich wie beim Serienbrief . Komplexere Verfahren des variablen Datendrucks nutzen die Versionierung. Hierbei können unterschiedliche Zielgruppen unterschiedlich stark individualisiert werden, wobei Text und Bilder für Adressgruppen je nach Zielmarkt variieren. Schließlich gibt es den vollständig variablen Datendruck, bei dem Text und Bilder für jede einzelne Adresse angepasst werden können. Jeder variable Datendruck beginnt mit einem Basisdesign, das statische Elemente und variable Felder für die Druckvorlagen definiert. Während die statischen Elemente auf allen Exemplaren identisch erscheinen, werden die variablen Felder gemäß Anwendungs- und Stilrichtlinien sowie den in der Datenbank gespeicherten Informationen mit Text oder Bildern gefüllt.

Für den variablen Datendruck gibt es drei Hauptverfahren. ^{[ 3 ]}

Bei einer Methode wird ein statisches Dokument in den Druckerspeicher geladen. Der Drucker wird über den Druckertreiber oder Raster Image Processor (RIP) angewiesen, beim Senden einer Seite an den Druckertreiber oder RIP immer das statische Dokument zu drucken. Variable Daten können dann über das statische Dokument gedruckt werden. Diese Methode ist die einfachste Möglichkeit, VDP auszuführen, ihre Leistungsfähigkeit ist jedoch geringer als die eines typischen Seriendrucks . ^{[ 4 ]}

Eine zweite Methode besteht darin, die statischen und variablen Elemente vor dem Drucken mithilfe gängiger Software in Druckdateien zu kombinieren. Dadurch entsteht eine herkömmliche (und potenziell sehr große) Druckdatei ^{[ 5 ]} , in der jedes Bild auf jeder Seite eingefügt wird. Ein Nachteil dieser Methode ist, dass die Verarbeitung vieler sehr großer Druckdateien die enorme Rechenleistung des RIP überfordern kann. In diesem Fall kann die Druckgeschwindigkeit so weit sinken, dass der Druckvorgang für Aufträge mit mehr als einigen hundert Seiten unpraktisch wird.

Eine dritte Methode besteht darin, die statischen und variablen Elemente vor dem Drucken mithilfe spezieller VDP-Software in Druckdateien zu kombinieren. Dadurch entstehen optimierte Druckdateien wie PDF/VT , PostScript oder PPML [ ^{5 ] , die die Druckgeschwindigkeit maximieren ,} da der RIP statische Elemente nur einmal verarbeiten muss. ^{[ 6 ]}

Es gibt zahlreiche Softwarepakete, mit denen sich Text und Bilder in VDP-Druckdateien einfügen lassen. Einige sind eigenständige Softwarepakete wie SYNC Infographic VDP Generator , die meisten fortgeschrittenen VDP-Softwarepakete sind jedoch Plug-in-Module für ein oder mehrere Publishing-Softwarepakete wie die Adobe Creative Suite . ^{[ 7 ]}

Neben VDP-Software können für VDP-Druckprojekte weitere Softwarepakete erforderlich sein. In den USA ( United States Postal Service ) und Kanada ist Mailing-Software notwendig, um von reduzierten Portokosten für Massenmailings zu profitieren . ^{[ 2 ]} Diese Software wird vor der Erstellung der VDP-Druckdatei eingesetzt, sortiert und validiert die Adressen vor und generiert Barcodes. Anschließend können die Sendungen in der richtigen Reihenfolge gedruckt und nach Postleitzahl sortiert werden. In Kanada bietet Canada Post nun die Kategorie „Maschinell verarbeitbar“ ^{[ 8 ]} für personalisierte Sendungen an, bei der die Adressen vor dem Versand nicht in einer bestimmten Reihenfolge sortiert werden müssen. Dadurch reduziert sich der Bedarf an spezieller Sortiersoftware, um optimale Portokosten zu erzielen.

Software zur Verwaltung der Datenqualität (z. B. zur Entfernung von Duplikaten oder zum Umgang mit fehlerhaften Datensätzen) und zur Sicherstellung der Datenkonsistenz kann ebenfalls erforderlich sein. ^{[ 9 ]} Anstelle des Kaufs von Software bieten verschiedene Unternehmen eine Reihe von VDP-bezogenen Druck-, Versand- und Datendiensten an.

Der Unterschied zwischen variablen Datendrucken (VDP) und herkömmlichem Druck liegt in der Personalisierung. Diese ermöglicht es Unternehmen, eine Verbindung zu ihren Kunden herzustellen. Variable Datendrucke bieten mehr als nur einen variablen Namen oder eine Adresse auf einem Druckprodukt. Früher reichte ein variabler Name aus, da dies damals ein neues Konzept war. Heute erwarten Marketingfachleute, dass Personalisierung die Interessen des Kunden widerspiegelt. Damit VDP erfolgreich ist, muss das Unternehmen zunächst etwas über den Kunden wissen. Beispielsweise könnte ein Baseballfan eine VDP-Postkarte mit dem Bild seines Lieblingsspielers erhalten. Im Vergleich zu einer herkömmlichen Werbepostkarte ist eine solche VDP-Postkarte deutlich effektiver, da der Kunde den Inhalt eher liest. Umgekehrt wäre es wirkungslos, demselben Kunden eine Postkarte mit dem Bild eines Fußballspielers zu schicken. Wenn der Kunde kein Interesse an Fußball hat, wird er die Postkarte möglicherweise gar nicht beachten. Das letztendliche Ziel besteht darin, die Aufmerksamkeit des Kunden auf eine Art Verkaufsbotschaft zu lenken, mit der Absicht, eine Nachfrage nach einem Produkt oder einer Dienstleistung zu erzeugen (bei der es sich möglicherweise um etwas handelt, das der Kunde nicht benötigt, für das die Werbung ihn aber trotzdem zum Kauf bewegen kann).

Personalisierung ist ein Kommunikationsinstrument, das es Unternehmen ermöglicht, gezielt mit potenziellen Kunden zu kommunizieren, Geschäftsbeziehungen aufzubauen und bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen. So kann ein potenzieller Kunde zu einem treuen Kunden werden, der weiterhin Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens erwirbt. Unternehmen, die qualitativ hochwertige Produkte herstellen oder nützliche Dienstleistungen anbieten, können ihre treuen Kunden langfristig binden. ^{[ 10 ]}

Ein weiterer Vorteil von VDP ist die Steigerung der Responserate und die Verkürzung der Reaktionszeit. Da Personalisierung die Aufmerksamkeit der Konsumenten effektiver weckt, erhöht sich die Responserate einer Mailing-Kampagne. Personalisierung verkürzt zudem die Reaktionszeit, da die Mailings in der Regel eine stärkere und aussagekräftigere Wirkung auf den Konsumenten haben. Diese Wirkung wiederum veranlasst den Konsumenten zu einer schnelleren Reaktion, insbesondere wenn das Mailing einen Handlungsaufruf wie ein zeitlich begrenztes Angebot mit einer klar formulierten Frist enthält. Im Gegensatz dazu wird ein Mailing, das nicht ins Auge fällt, möglicherweise beiseitegelegt und bis zu einem späteren Zeitpunkt vergessen. Daher kann es in einem solchen Fall Wochen oder länger dauern, bis eine Reaktion eingeht – falls überhaupt eine erfolgt. ^{[ 10 ]}

Variabler Datendruck lässt sich mit anderen Plattformen wie PURLs , E-Mail-Kampagnen und QR-Codes kombinieren; alle drei gelten als Marketinginstrumente. Viele Unternehmen haben die Vorteile der Kombination dieser Plattformen für erfolgreiche Kampagnen erkannt. E-Mail-Kampagnen und PURLs ermöglichen es Unternehmen, Informationen über ihre Kunden zu sammeln. E-Mail-Kampagnen enthalten üblicherweise wenig Personalisierung, können diese aber anpassen. Der Großteil der Personalisierung findet sich in einer PURL. Eine PURL ist eine personalisierte URL (Uniform Resource Locator). Kurz gesagt, es handelt sich um eine Landingpage. Hier werden die meisten Informationen über den Kunden gewonnen. E-Mail-Kampagnen enthalten eine PURL, die den Kunden auf eine personalisierte Seite führt. Über die PURL kann ein Unternehmen anhand der angeforderten Informationen Daten über den Kunden erhalten. Der QR-Code kann einer Mailingliste beigefügt werden. Er funktioniert ähnlich wie eine E-Mail-Kampagne und leitet den Kunden auf eine Website weiter. Die Integration dieser drei Plattformen kann eine Kampagne unterstützen. ^{[ 10 ]}

Die Erfindung des Begriffs „Variabler Datendruck“ wird allgemein Frank Romano, Professor Emeritus an der School of Print Media des College of Imaging Arts and Sciences am Rochester Institute of Technology , zugeschrieben . Herr Romano beansprucht die Erfindung des Begriffs nicht explizit für sich ^{[ 11 ]} , verweist aber darauf, ihn bereits 1969 verwendet zu haben und dass er 1999 in dem gemeinsam mit David Broudy verfassten Buch „ Personalized and Database Printing “ auftauchte. ^{[ 11 ]}

Das Konzept der Zusammenführung statischer und variabler Dokumentelemente ist älter als der Begriff selbst und wurde in verschiedenen Kontexten umgesetzt – von einfachen Serienbriefen auf Desktop-Computern bis hin zu komplexen Mainframe -Anwendungen im Finanz- und Bankwesen. Früher wurde der Begriff VDP vor allem mit Digitaldruckmaschinen in Verbindung gebracht. In den letzten Jahren hat sich die Anwendung dieser Technologie jedoch auf Webseiten, E-Mails und mobile Messenger ausgeweitet.