Die Zusammenarbeit an Dokumenten und Dateien umfasst Werkzeuge und Systeme, die es mehreren Personen ermöglichen, gemeinsam an einem Dokument oder einer Datei zu arbeiten und eine einheitliche Endversion zu erstellen. In der Regel handelt es sich dabei um Software , die es Teams erlaubt, gleichzeitig von verschiedenen Computerterminals oder Mobilgeräten aus an einem Dokument, beispielsweise einem Textverarbeitungsprogramm, zu arbeiten . Heutzutage ist die Zusammenarbeit an Dokumenten oder Dateien also ein System, das es Menschen ermöglicht, ortsunabhängig über das Internet oder die Cloud zusammenzuarbeiten [ 1 ] , wie beispielsweise bei Wikis wie Wikipedia .

Überblick

Dokumentenkollaboration bezeichnet im allgemeinen Sinne die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen. [ 2 ] Heutzutage verstehen die meisten Menschen unter Dokumentenkollaboration jedoch (in der Regel internetbasierte) Methoden, die es einem Team ermöglichen, weltweit von Computerterminals aus gemeinsam an einem elektronischen Dokument zu arbeiten.

Anfängliche Online-Dokumentenkollaboration nutzte E-Mail , wobei Kommentare direkt in der E-Mail mit dem angehängten Dokument verfasst wurden. Das Problem bestand darin, dass dies keine dokumentenzentrierte Lösung war (d. h. Kommentare und Diskussionen zum Dokument waren vom Dokument selbst getrennt). [ 3 ] Heutzutage sind die besten Tools für die Dokumentenkollaboration dokumentenzentrierter. Diese Systeme bieten Nutzern ein dokumentenzentriertes Kollaborationserlebnis, da sie es ihnen ermöglichen, das Dokument zu taggen und inhaltsbezogene Kommentare hinzuzufügen. Zudem wird eine vollständige Versionshistorie geführt und alle Kommentare und Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Dokument werden gespeichert. [ 4 ] Aus diesem Grund nutzen immer mehr Unternehmen weniger E-Mails und stattdessen verstärkt Tools für den Dateiaustausch und die Dokumentenkollaboration. [ 5 ]

Die meisten Kollaborationssysteme benötigen einen Server , der Kopien der Dokumente für den Fernzugriff speichert. Dieser Server kann von der Organisation, der die Dokumente gehören, betrieben oder an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Letzteres wird häufig als Cloud Computing bezeichnet .

Typische Merkmale

  • Echtzeit- Kommentar- und Sofortnachrichtenfunktionen zur Beschleunigung der Projektabwicklung
  • Anwesenheitsindikatoren zur Erkennung, wann andere Personen aktiv an Dokumenten arbeiten, die einer anderen Person gehören
  • Berechtigungen
  • Persönliche Aktivitätsfeeds und E-Mail-Benachrichtigungsprofile halten Sie über die neuesten Aktivitäten pro Datei oder Benutzer auf dem Laufenden.
  • Fähigkeit zur Zusammenarbeit und zum Dateiaustausch mit Benutzern außerhalb der Firmenfirewall
  • Rahmenwerk für Unternehmenssicherheit und Compliance
  • Änderungsverlauf von Dateien und Dokumenten
  • Fähigkeit zur Verarbeitung großer Dateien
  • Genehmigungsworkflow

Bemerkenswerte Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten

Referenzen

  1. ^ Die Cloud, Tag 10: Datenspeicherung in der Cloud . PCWorld. Abgerufen am 10.08.2013.
  2. ^ Wie man Dokumente in der Cloud markiert – Social Business – Dokument . Informationweek.com (03.11.2011). Abgerufen am 10.08.2013. Archiviert am 16.01.2012 im Internet Archive .
  3. ^ SkyDox will E-Mails reduzieren . SPTechWeb (18.08.2011). Abgerufen am 10.08.2013. Archiviert am 24.12.2011 im Internet Archive .
  4. ^ „Spielt Fangen mit eurem Team. | Blog“ . Archiviert vom Original am 2. Januar 2012. Abgerufen am 6. Januar 2012 .
  5. ^ „12 Best Practices für sichere Zusammenarbeit beim Dateiaustausch | TechTarget“ . Content Management . Abgerufen am 23.06.2023 .