Elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung (auch E-Rechnung oder Ein-Rechnung genannt ) ist eine Form der elektronischen Abrechnung . Sie umfasst verschiedene Technologien und Eingabemöglichkeiten und wird üblicherweise als Oberbegriff für alle Methoden verwendet, mit denen Dokumente elektronisch von einer Partei an eine andere übermittelt werden, entweder zur Zahlung ^{[ 1 ]} oder zur Vorlage und Überwachung von Transaktionsdokumenten zwischen Handelspartnern, um die Einhaltung ihrer Handelsvereinbarungen sicherzustellen. Zu diesen Dokumenten gehören beispielsweise Rechnungen, Bestellungen, Lastschriften, Gutschriften, Zahlungsbedingungen, Zahlungsanweisungen und Überweisungsbelege .

Die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens stellt sicher, dass alle Rechnungen der Lieferanten genehmigt, bearbeitet und bezahlt werden. Die Hauptaufgabe der Debitorenbuchhaltung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Rechnungen erstellt, zugestellt und anschließend von den Kunden bezahlt werden. Die Bearbeitung einer Rechnung umfasst die Erfassung der relevanten Daten und deren Eingabe in die Finanz- oder Buchhaltungssysteme des Unternehmens. Nach der Eingabe durchlaufen die Rechnungen den Geschäftsprozess des Unternehmens zur Zahlung. ^{[ 2 ]}

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine strukturierte Rechnungsdatenformatierung im elektronischen Datenaustausch (EDI) oder XML- Format, gegebenenfalls über webbasierte Formulare. ^{[ 3 ]} Diese Dokumente können auf verschiedene Weise ausgetauscht werden, unter anderem als EDI-, XML- oder CSV- Dateien. ^{[ 4 ]} Unternehmen können Bildverarbeitungssoftware verwenden, um Daten aus PDF- oder Papierrechnungen zu erfassen und in ihr Rechnungssystem einzuspeisen. Viele Unternehmen beauftragen externe Dienstleister mit der Implementierung und dem Support von E-Rechnungs-Prozessen sowie der Datenarchivierung auf eigenen Servern. ^{[ 5 ]}

Die Dateiendung .INV kann verwendet werden. Die .INV-Datei kann im standardkonformen XML-Format vorliegen.

Seit Mitte der 1960er-Jahre begannen Unternehmen, Datenverbindungen mit Handelspartnern herzustellen, um Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen auszutauschen. Inspiriert vom papierlosen Büro entwickelten sie die ersten EDI-Systeme. Damals gab es noch keinen Standard für den elektronischen Datenaustausch.

Das Accredited Standards Committee X12 , eine Normungsorganisation unter dem Dach von ANSI , standardisierte EDI-Prozesse. Das Ergebnis ist heute als ANSI X12 EDI-Standard bekannt. ^{[ 6 ]} Bis in die 1990er-Jahre blieb dies die wichtigste Methode zum Austausch von Transaktionsdaten zwischen Handelspartnern, bis der Wettbewerb zwischen den Unternehmen zunahm. Neue webbasierte Anwendungen ermöglichen die Online-Übermittlung einzelner Rechnungen sowie den Upload von EDI-Dateien, unter anderem in den Formaten CSV, PDF und XML. Lieferanten können zudem die Historie aller an ihre Kunden gesendeten Rechnungen einsehen, ohne direkten Zugriff auf die Kundensysteme zu benötigen. Denn alle Transaktionsinformationen werden in den Rechenzentren des Drittanbieters gespeichert, der die webbasierte Rechnungsstellungsanwendung bereitstellt. ^{[ 7 ]}

Laut einer globalen Studie zur elektronischen Rechnungsstellung aus dem Jahr 2012 nutzten 73 % der Befragten im Jahr 2012 die elektronische Rechnungsstellung in gewissem Umfang – ein Anstieg von 14 % gegenüber 2011. Die Skepsis der Lieferanten gegenüber der elektronischen Rechnungsstellung sank von 46 % im Jahr 2011 auf 26 % im Jahr 2012. ^{[ 8 ]} Ein führender Anbieter berichtete, dass die Anzahl der über seine Plattform verarbeiteten Rechnungen bis 2022 innerhalb von zwei Jahren um 78 % gestiegen sei. ^{[ 9 ]} Einem Bericht der GXS aus dem Jahr 2013 zufolge verabschiedet Europa Gesetze, die Unternehmen zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung anregen sollen. Das US-Finanzministerium schätzte, dass die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung in der gesamten Bundesregierung die Kosten um 50 % senken und jährliche Einsparungen von 450 Millionen US-Dollar ermöglichen würde. ^{[ 10 ]}

Es existieren verschiedene Standards: Die EU- Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen stellte fest: „Es existieren mehrere globale, nationale, regionale und proprietäre Standards; … keiner von ihnen ist allgemein anerkannt, und die meisten sind nicht interoperabel . Die Anzahl der in den Mitgliedstaaten parallel existierenden unterschiedlichen Standards nimmt zu und wird voraussichtlich auch in Zukunft weiter steigen.“ ^{[ 11 ] : Präambel (1) und (2)} Die Richtlinie stellte außerdem fest, dass

Interoperabilität kann von den Mitgliedstaaten nicht ausreichend erreicht werden, sondern lässt sich daher besser auf Unionsebene realisieren. Die Union kann daher Maßnahmen im Einklang mit dem Subsidiaritätsprinzip gemäß Artikel 5 des Vertrags über die Europäische Union ergreifen . ^{[ 11 ] : Präambel (44)}

• EDIFACT
• UBL ( Universelle Geschäftssprache ) ^{[ 12 ]}

• CFDI (Mexiko)
• E-faktura (Polen)
• E-Rechnung (Estland) ^{[ 13 ]}
• EHF ( Elektronisk Handelsformat ) (Norwegen)
• eSM ( Großhandel mit Energie )
• FacturaE (Spanien)
• Factur-X (Frankreich)
• Facturación Electrônica (Ecuador)
• FatturaPA (Italien)
• Finvoice (Finnland)
• ISDOC (Tschechien)
• LibreDTE (Chile)
• Nota Fiscal Eletrônica (Brasilien)
• OIOUBL (Dänemark)
• PEPPOL BIS (verschiedene Länder)
• Svefaktura (Schweden)
• UBL-OHNL (Niederlande)
• ZUGFeRD , XRechnung (Germany)

Auf Grundlage der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen beauftragte die EU die Entwicklung eines technologieneutralen „europäischen Standards für die elektronische Rechnungsstellung“ ^{[ 11 ] : Artikel 3}

Um die elektronische Rechnungsstellung zu ermöglichen, muss eine Methode zur Anzeige der Transaktionen vorhanden sein, typischerweise ein ERP-System ( Enterprise Resource Planning ) oder ein Buchhaltungssystem. Sobald die Weiterleitung im System eingerichtet ist, können Validierungsregeln definiert werden, um die Anzahl der Rechnungsfehler zu reduzieren. Nach Abschluss der Spezifikationstests für die elektronische Rechnungsstellung werden die Lieferanten des Unternehmens elektronisch angebunden. ^{[ 14 ]}

Mehrere Regierungen und Steuerbehörden führten in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen elektronische Rechnungsformate für Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen (B2B) ein und verlangten, dass die erstellten Dokumente in zentralen, häufig von der Steuerverwaltung kontrollierten Datenbanken gespeichert werden. Mexiko beispielsweise führte 2004 das CFDI-Format in Anhang 20 seines Steuergesetzbuches ein und schrieb vor, dass alle Rechnungen bei der mexikanischen Steuerverwaltung hinterlegt werden müssen. ^{[ 15 ]} Nicht standardisierte Rechnungen sind seit 2012 gesetzlich verboten. Chile implementierte 2003 ein ähnliches System ^{[ 16 ]} und Kolumbien 2020. ^{[ 17 ]} Laut einer Studie der Harvard Kennedy School of Government stieg Mexikos Steuerquote (Steueraufkommen im Verhältnis zum BIP) zwischen 2012 und 2017 von 12,6 % auf 16,2 %, was hauptsächlich auf einen Anstieg der Steuereinnahmen aus Waren und Dienstleistungen um 48 % nach Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zurückzuführen ist.

Die Europäische Kommission legte 2013 einen ersten Vorschlag zur Nutzung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen vor und wies darauf hin, dass Dänemark, Österreich, Schweden und Finnland bereits Vorteile durch die Verpflichtung von Lieferanten zur elektronischen Einreichung bestimmter Rechnungen im öffentlichen Sektor erzielt hatten. ^{[ 18 ]} Die Richtlinie 2014/55/EU wurde im Folgejahr verabschiedet. ^{[ 11 ]} Ziel der Richtlinie ist die Entwicklung eines einheitlichen europäischen Standards für den Austausch elektronischer Rechnungen, um die Rechnungsstellung EU-weit zu vereinfachen. ^{[ 19 ]} Neben der Harmonisierung der Rechnungsstellung enthält die Richtlinie spezifische Anforderungen zum Schutz der Bürgerrechte. ^{[ 11 ]}

Die britische Regierung setzte die EU-Richtlinie durch die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (Elektronische Rechnungen usw.) 2019 um. ^{[ 20 ] [ 21 ]} Das Vereinigte Königreich war zu diesem Zeitpunkt noch Mitglied der Europäischen Union . Das nach dem Brexit erlassene Beschaffungsgesetz 2023 folgt denselben Grundsätzen. Die Verordnung gilt nur für unstrittige Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen und nur oberhalb bestimmter Schwellenwerte, abhängig von der Vertragsart (im Bereich von 100.000 bis 5 Millionen GBP). Die Vertragsparteien können die Austauschmethode frei wählen, solange diese kostenlos ist und allgemeine Verfügbarkeit, Interoperabilität und Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen gewährleistet. ^{[ 22 ] [ 23 ]} Gemäß § 115 unterliegt Schottland weiterhin dem schottischen Beschaffungsreformgesetz 2014, das keine Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung enthält. ^{[ 24 ] [ 25 ]}

Eine ähnliche Verpflichtung besteht in Italien seit 2019. ^{[ 26 ]}

Frankreich führte im Juli 2024 die obligatorische, staatlich kontrollierte elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ein. ^{[ 27 ]}

Polen begann die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mit der verpflichtenden Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) für das öffentliche Beschaffungswesen (B2G) am 11. September 2019 gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ab dem 1. Januar 2022 war die elektronische Rechnungsstellung über das nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) für B2B-Unternehmen optional. Am 30. März 2022 erteilte die Europäische Kommission Polen eine Ausnahmeregelung gemäß der Mehrwertsteuerrichtlinie, um die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich über KSeF vorzuschreiben. ^{[ 28 ]} Der Rat der EU bestätigte den Beginn der Verpflichtung zum 1. Januar 2024, während das polnische Finanzministerium im Dezember 2022 eine öffentliche Konsultation einleitete und die Umsetzung anschließend auf den 1. Juli 2024 verschob. ^{[ 29 ]} Unternehmen müssen nun ihre Buchhaltungssysteme in KSeF integrieren oder die offizielle API bzw. das Portal nutzen.

Die malaysische Regierung kündigte im Steuerhaushalt 2023 an, dass die elektronische Rechnungsstellung ab Juni 2024 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 100 Millionen RM verpflichtend sein wird . Bis 2027 müssen alle Unternehmen diese elektronische Rechnungsstellungsmethode anwenden. ^{[ 30 ] [ 31 ]}

Die Vereinigten Arabischen Emirate kündigten ihre Initiative zur elektronischen Rechnungsstellung im Juli 2023 an. Das Finanzministerium plant, die elektronische Rechnungsstellung für B2B- und B2G-Transaktionen bis Juli 2026 verpflichtend einzuführen. ^{[ 32 ]} Das System wird dezentralisiert aufgebaut sein und zunächst Inlandstransaktionen abdecken; eine zukünftige Einbeziehung von B2C-Transaktionen ist vorgesehen. Ziel der Initiative ist die Verbesserung der Steuerehrlichkeit und die Senkung der Verwaltungskosten. ^{[ 33 ] [ 34 ]}

• Elektronische Quittung