Professionelles Schreiben

Professionelles Schreiben ist Schreiben gegen Entgelt oder als Beruf ; als Produkt oder Objekt umfasst es jede Form schriftlicher Kommunikation, die im Arbeitsumfeld entsteht und es Mitarbeitern ermöglicht, beispielsweise effektiv miteinander zu kommunizieren, die Führungsebene bei fundierten Entscheidungen zu unterstützen, Kunden zu beraten, behördliche Vorgaben einzuhalten, Angebote für Aufträge abzugeben usw. ^{[ 1 ]} Professionelles Schreiben wird allgemein als durch den sozialen, rhetorischen und materiellen Kontext seiner Entstehung geprägt verstanden. ^{[ 2 ]} In einem Büro kann beispielsweise ein Memo (kurz: Memo) verwendet werden, um eine Problemlösung anzubieten, einen Vorschlag zu machen oder Informationen zu übermitteln. Weitere gängige Formen professionellen Schreibens am Arbeitsplatz sind E-Mails, Briefe, Berichte und Anweisungen. Um zu informieren, zu überzeugen, anzuleiten, Diskussionen anzuregen oder zum Handeln zu bewegen, passen erfahrene professionelle Autoren ihren Stil an den jeweiligen Kontext an, z. B. von einem relativ verständlichen Stil für ein unverbindliches Anschreiben an potenzielle Kunden bis hin zu einem technischen Bericht mit hochspezialisiertem Fachvokabular. ^{[ 3 ]}

Professionelle Autoren können freiberuflich tätig sein, also auf selbstständiger Basis arbeiten, oder festangestellt in einem Beruf, dessen Hauptaufgabe die Erstellung spezialisierter Dokumentationen ist, wie beispielsweise im Journalismus , Marketing , in der Werbung , in der Öffentlichkeitsarbeit oder beim Militär . ^{[ 4 ]} Doch auch Arbeitnehmer, die sich nicht unbedingt als professionelle Schreiber sehen, erstellen im Rahmen ihrer Tätigkeit regelmäßig professionelle Dokumentationen, beispielsweise als Anwälte , Ärzte , Unternehmer , Ingenieure oder Sozialarbeiter . ^{[ 5 ]} Darüber hinaus stellt Anne Beaufort fest, dass Schreibkompetenzen in sogenannten „handwerklichen“ Berufen zunehmend an Bedeutung gewonnen haben, da „Technologien die Datenerfassung und Entscheidungsfindung stärker auf diejenigen verlagert haben, die direkt in der Produktion, der Informationsverarbeitung und der Pflege tätig sind.“ ^{[ 2 ]}

Professionelles Schreiben umfasst alle Arten von Texten, die die Arbeit eines Unternehmens oder einer Organisation unterstützen und sich an interne oder externe Zielgruppen richten. Beispiele für interne Geschäftskorrespondenz sind E-Mails, Memos und Berichte, während Briefe und E-Mails Beispiele für externe Geschäftskorrespondenz sind.

Professionelles Schreiben unterscheidet sich von anderen Textarten wie wissenschaftlichem und technischem Schreiben, da der Begriff eine allgemeine Übersicht über das Schreiben im beruflichen Umfeld mit Gewinnerzielungsabsicht definiert. Professionelles Schreiben unterscheidet sich vom wissenschaftlichen Schreiben durch den unterschiedlichen Zweck und die unterschiedliche Leserschaft. Wissenschaftliches Schreiben informiert die Leserschaft durch einen kritischen Ansatz und regt zum Weiterdenken an, indem es die Gedankengänge des Autors und die intertextuellen Spuren seiner Lektüre nachvollzieht. Professionelles Schreiben hingegen ist auf ein Unternehmen oder einen bestimmten Kontext (z. B. ein Krankenhaus, ein Unternehmen oder eine Fabrik) ausgerichtet und dient der Arbeitserleichterung durch Kommunikation. Die Leserschaft wissenschaftlicher Texte ist im Vergleich zu professionellem Schreiben ebenfalls begrenzt; spezialisierte Experten in bestimmten Fachgebieten bilden die primäre Leserschaft wissenschaftlicher Texte, während die Anzahl und die Zusammensetzung der Leserschaft professioneller Texte vielfältig sein können. Professionelle Autoren müssen beim Schreiben die Möglichkeit unerwarteter, externer Leser berücksichtigen, die auf ihr Dokument stoßen könnten. ^{[ 6 ]}

Professionelles Schreiben unterscheidet sich vom technischen Schreiben durch die Art des Inhalts. Technisches Schreiben kann als Spezialisierung des breiten Spektrums professionellen Schreibens verstanden werden – es richtet sich primär an spezifische Fachgebiete. Beide Formen des Schreibens ähneln sich darin, dass sie im beruflichen Kontext stattfinden und primär der Kommunikation zwischen Experten dienen; technisches Schreiben konzentriert sich jedoch auf technische, spezialisierte Themen wie Naturwissenschaften, Technologie und Ingenieurwesen.

Die Entwurfsphase professioneller Texte beginnt typischerweise mit einer Analyse von Zielgruppe und Zweck, um festzulegen, was das Dokument leisten soll. Bei der inhaltlichen Gestaltung müssen zudem organisatorische, verbandsspezifische, ethische und rhetorische Vorgaben berücksichtigt werden. Dies dient dazu, zu entscheiden, was aufgenommen, was weggelassen und wie Informationen präsentiert werden sollen. ^{[ 7 ]}

Die Überarbeitung professioneller Texte umfasst mehr als das Korrekturlesen auf Grammatikfehler. Sie beinhaltet die Überprüfung von Struktur, Tonfall, Belegen und Zweck des Dokuments, um dessen beabsichtigte Wirkung auf ein bestimmtes Publikum zuzuschneiden. ^{[ 8 ]}

Professionelle Dokumente werden ebenfalls in Zusammenarbeit erstellt, von mehreren Fachkollegen geprüft oder durch institutionelles Feedback angepasst, bevor sie ihre endgültige Zielgruppe erreichen. ^{[ 8 ]} In Organisationen durchlaufen Dokumente wie Policy Briefs, Berichte, Anträge und Mitteilungen an Kunden oder Aufsichtsgremien häufig mehrere Prüfrunden durch Experten, bevor sie finalisiert werden. ^{[ 9 ]}

Professionelle Autoren müssen nicht nur den Ansprüchen ihres Publikums gerecht werden, sondern auch den Interessen, Einwänden und Präferenzen interner Prüfer, deren Zustimmung das Dokument unter Zeitdruck benötigt. ^{[ 8 ]}

Professionelles Schreiben hat seine Wurzeln in der Antike ^{[ 10 ].} Wissenschaftler der Geschichte der Wirtschafts- und Technikkommunikation haben die rhetorischen Prinzipien dokumentiert, die modernen professionellen Dokumenten zugrunde liegen, wie z. B. Zielgruppenanalyse, Gliederung, Stil und Überzeugungskraft. Die von Aristoteles, Cicero und Quintilian entwickelten Ideen und ihre klassischen Prinzipien haben die Ausbildung professioneller Autoren und die Strukturierung von Dokumenten in den westlichen Kulturen kontinuierlich geprägt. ^{[ 10 ]}

Eine enge Ähnlichkeit zum heutigen professionellen Schreiben besteht darin, dass die Briefhandbücher der Renaissance, Sammlungen von Musterbriefen und Schreibanleitungen, zu weit verbreiteten Hilfsmitteln für die berufliche Ausbildung wurden. Werke wie „Angel Days“ und „The English Secretorie“ (1586) boten explizite Anleitungen zum Verfassen von Briefen für verschiedene berufliche Beziehungen und Zwecke. ^{[ 10 ]}

Die Formalisierung des Unterrichts im Geschäftskorrespondenzwesen in den Vereinigten Staaten begann im späten 19. Jahrhundert mit der Ausweitung des Handels, dem Aufkommen der Schreibmaschine und dem Wachstum der Universitäten, die Kurse in technischer und kaufmännischer Kommunikation anboten. ^{[ 11 ]} Mitte des 20. Jahrhunderts hatte sich das professionelle Schreiben als eigenständige akademische Disziplin mit eigenen Fachzeitschriften, Berufsverbänden und Forschungstraditionen etabliert. ^{[ 10 ]}

Die Zielgruppe professioneller und geschäftlicher Dokumente spielt eine wichtige Rolle für deren Stil. Erfolgreiche Autoren passen ihre Texte an die Bedürfnisse ihrer Zielgruppe an. Vier Faktoren werden bei der Erstellung eines professionellen Dokuments berücksichtigt:

1. das Vorwissen des Lesers über den behandelten Stoff,
2. Die Erwartungen der Leser an Stil und Format, basierend auf Beispielen desselben Genres,
3. das Leseverständnisniveau der Leser, basierend auf dem Grund für die Lektüre des Dokuments, und
4. die Beziehung zwischen Autor und Leser. ^{[ 12 ]}

Das Vorwissen des Lesers spielt bei professionellen Dokumenten eine wichtige Rolle, da es dessen Lesefähigkeit beeinflusst. Beispielsweise wäre ein allgemeines Publikum mit geringen Vorkenntnissen im jeweiligen Themengebiet nicht in der Lage, ein Dokument zu lesen, das spezifische Fachbegriffe enthält . Ein professioneller Autor müsste daher den Fachjargon auf ein Minimum reduzieren oder die verwendeten Begriffe für den Leser definieren.

Die Erwartungen an Stil und Format beeinflussen maßgeblich die Gestaltung und Entwicklung eines professionellen Dokuments. Präzedenzfälle, die durch frühere Dokumente desselben Genres geschaffen wurden, prägen stark die Beurteilung der Glaubwürdigkeit des Autors und des Dokuments durch den Leser. Dokumente eines bestimmten Genres müssen einem Format und Stil folgen, der dieses Genre definiert. Entspricht ein professionelles Dokument nicht den etablierten Stilvorgaben, verlieren sowohl der Autor als auch das Dokument an Glaubwürdigkeit.

Im Geschäfts- und Berufsleben spielt die Beziehung zwischen Autor und Leser eine entscheidende Rolle. Die Vertrautheit zwischen beiden beeinflusst die verwendete Sprache. So schreibt ein Mitarbeiter beispielsweise in einer E-Mail an einen Kollegen auf derselben Hierarchieebene eher informell als an seinen Vorgesetzten.

Insbesondere im Geschäftsleben ist eine prägnante und eindeutige Kommunikation mit Kollegen, Lieferanten, Kunden und der Öffentlichkeit unerlässlich. ^{[ 13 ]} Denn aufgrund von Unterschieden in Sprache, Kultur und beruflichen Gepflogenheiten können Missverständnisse entstehen. ^{[ 14 ]} So müssen beispielsweise diejenigen, die international tätig sind, darauf achten, wie Sprache, visuelle Darstellung und Dokumentstruktur für verschiedene Zielgruppen unterschiedliche Bedeutungen vermitteln.

Überzeugendes professionelles Schreiben ist eng mit der Rhetorik verbunden , die darauf abzielt, zu informieren oder zu überzeugen und das Interesse des Publikums durch stichhaltige Argumente zu wecken. Professionelle Autoren nutzen Recherche, Rhetorik und Überzeugungstechniken, um Dokumente zu erstellen, die eine Lösung für ein Problem aufzeigen oder zum Handeln anregen sollen. Sie verwenden überzeugende Sprache, um den Leser nach dem Lesen eines Dokuments zu einer bestimmten Handlung zu bewegen. Machbarkeitsstudien , Wirtschaftlichkeitsanalysen und Werbebroschüren sind Beispiele für Dokumente mit diesem Zweck.

Klares und prägnantes professionelles Schreiben ist in vielen Bereichen unerlässlich, in denen Missverständnisse schwerwiegende Folgen haben können, beispielsweise im Rechtswesen, im Ingenieurwesen, bei technischen Handbüchern und Produktetiketten . Auch bei internationalem Publikum können Missverständnisse auftreten; daher muss ein professioneller Autor kulturelle Unterschiede sorgfältig berücksichtigen. Die Verwendung von Sprache, Stil und sogar Farbe in einem Dokument kann sich nachteilig auswirken, da diese Elemente – neben anderen – die Bedeutung bei der Übersetzung verändern können. Beispielsweise würde das Bild einer Frau im Badeanzug am Strand in einer Anzeige in den Vereinigten Staaten gelassen aufgenommen werden; würde dasselbe Bild jedoch in einem Gebiet mit überwiegend muslimischer Bevölkerung gezeigt, würde es aufgrund der religiösen Überzeugungen, die Frauen das Zeigen von Haut verbieten, Empörung auslösen. Diese Analyse und Berücksichtigung der direkten und potenziellen Zielgruppen trägt dazu bei, ein klares und prägnantes Schreiben zu verfassen, wie es die professionelle Sprache erfordert.

• Recht – Korrespondenz, Schriftsätze, Beweisanträge, Anträge, Gutachten, Mediations- und Schiedssprüche, Rechtsgutachten, Anträge auf Gründung von Unternehmen, Rechtsdokumente wie Testamente, Urkunden, Vollmachten und Verträge; im Falle der Justiz: Verfügungen; und im Falle anderer Regierungsbeamter: unzählige Dokumente im Zusammenhang mit dem Gesetzgebungsverfahren und der Ausübung der Exekutivgewalt
• Wissenschaft und Technik – Fachzeitschriften, technische Daten, Handbücher, Methoden, Ergebnisse und Diskussionen
• Einzelhandel – Inventurberichte, Schadensberichte, Datenblätter, Produktetiketten, Handbücher
• Unterhaltung – Angebote, Verträge, Rezensionen, Bücher
• Verlagswesen – Webinhalte, Angebote, Verträge, Buchbearbeitung
• Militär – Einsatzberichte, Befehlserstellung, Strategie- oder Entscheidungsunterlagen, Doktrin
• Selbstvermarktung – Lebensläufe, Anschreiben, Portfolios

Die Association of Teachers of Technical Writing betrachtet die Entwicklung von technischer Kommunikation, die „klar, effektiv, effizient, angemessen, präzise, ​​nützlich und möglichst termingerecht und im Rahmen des Budgets geliefert wird“, als ein zentrales Prinzip in der Praxis. ^{[ 15 ]} Die erforderlichen Fähigkeiten können durch praktische Erfahrung oder formale Weiterbildung erworben werden. Viele professionelle Schreiber üben diese Tätigkeit zwar eher als Berufung denn als Vollzeitbeschäftigung aus, doch das Element der „Professionalität“ ist es, das professionelles Schreiben definiert. ^{[ 16 ]} Aufgrund der Bedeutung professionellen Schreibens in der modernen Welt bieten viele Hochschulen Kurse bis zum Studienabschluss zu diesem Thema an, einige davon speziell zugeschnitten auf bestimmte Berufsfelder wie die Sozialarbeit. ^{[ 17 ]}

• Norman Coe, Robin Rycroft and Pauline Ernest, Writing Skills, A problem-solving approach, Cambridge University Press, First published, 1983, Seventh printing, 1988, 95 pages. ISBN 0 521 28142 3 for Student's Book and ISBN 0 521 28142 1 for Teacher's Book.
• Natasha Terk, Professional Writing Skills: A Write It Well Guide, 3rd Revised edition, February 2010, 220 pages, ISBN 978-0982447116.

• Professional Writers Association of Canada