Enterprise Content Management

Enterprise Content Management ( ECM ) erweitert das Konzept des Content-Managements um eine Zeitleiste für jedes Inhaltselement und gegebenenfalls um Prozesse für dessen Erstellung, Genehmigung und Verteilung. ECM-Systeme bieten in der Regel ein sicheres Repository für verwaltete Elemente, analog oder digital. Sie umfassen zudem eine oder mehrere Methoden zum Importieren von Inhalten, um neue Elemente zu verwalten, sowie verschiedene Präsentationsmethoden, um die Elemente zur Nutzung bereitzustellen. Obwohl ECM-Inhalte durch Digital Rights Management (DRM) geschützt werden können, ist dies nicht zwingend erforderlich. ECM unterscheidet sich vom allgemeinen Content-Management durch seine Berücksichtigung der Prozesse und Verfahren des Unternehmens, für das es entwickelt wurde. ^{[ 1 ]}

• Ende 2005: Die Technologie wurde eingesetzt, um Inhalte und Dokumente im Zusammenhang mit organisatorischen Prozessen zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu archivieren und bereitzustellen.
• Anfang 2006: ECM-Tools und -Strategien ermöglichten die Verwaltung der unstrukturierten Informationen einer Organisation , unabhängig davon, wo diese Informationen vorhanden sind.
• Anfang 2008: Strategien , Methoden und Werkzeuge wurden eingesetzt, um Inhalte und Dokumente im Zusammenhang mit organisatorischen Prozessen zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu archivieren und bereitzustellen. ECM-Werkzeuge und -Strategien ermöglichten die Verwaltung der unstrukturierten Informationen einer Organisation , unabhängig davon, wo diese Informationen vorhanden sind ^{[ 1 ].}
• Anfang 2010: Strategien, Methoden und Werkzeuge wurden eingesetzt, um Inhalte und Dokumente im Zusammenhang mit organisatorischen Prozessen zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu archivieren und bereitzustellen. ECM umfasste die Verwaltung von Informationen im gesamten Unternehmensbereich, unabhängig davon, ob diese Informationen in Form eines Papierdokuments, einer elektronischen Datei, eines Datenbank-Printstreams oder sogar einer E-Mail vorliegen ^{[ 1 ].}
• März 2017: Die Association for Information and Image Management (AIIM) schlug vor, „Enterprise Content Management“ durch „Intelligent Information Management“ zu ersetzen. IIM wird definiert als „die Strategien, Methoden und Werkzeuge, die verwendet werden, um Inhalte und Dokumente im Zusammenhang mit organisatorischen Prozessen zu erstellen, zu erfassen, zu automatisieren, bereitzustellen, zu sichern und zu analysieren. IIM bezieht sich auf das Management von Inhalten UND Daten, nicht nur von Inhalten selbst.“ ^{[ 2 ]}

Die neueste Definition umfasst Bereiche , die traditionell von Dokumentenverwaltungssystemen abgedeckt werden . Sie impliziert die Umwandlung von Daten in digitale und traditionelle Formen, einschließlich Papier und Mikrofilm.

ECM ist ein Oberbegriff für Dokumenten- und Webinhaltsmanagement , Suche, Zusammenarbeit, Datensatzverwaltung, Digital Asset Management (DAM), Workflow-Management sowie Erfassung und Scannen . Es verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Informationen, von der Erstveröffentlichung (oder Erstellung) über die Archivierung bis hin zur endgültigen Löschung. Die Bereitstellung erfolgt auf vier Arten:

• Lokale Software (die im Netzwerk einer Organisation installiert wird)
• Software as a Service (SaaS): Webzugriff auf Informationen, die auf dem System eines Softwareherstellers gespeichert sind.
• Eine Hybridlösung aus On-Premises- und SaaS-Komponenten
• Infrastructure as a Service (IaaS): Online-Dienste, die den Benutzer von Infrastrukturdetails wie physischen Rechenressourcen, Standort, Datenpartitionierung, Skalierung, Sicherheit und Datensicherung abstrahieren.

Zu den Vorteilen für ein Unternehmen zählen höhere Effizienz, bessere Kontrolle und geringere Kosten. Banken haben von der früheren Methode, physische Schecks in Lagern aufzubewahren, auf die Speicherung von Kopien alter Schecks in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (ECM) umgestellt. Im alten System konnte die Bearbeitung einer Kundenanfrage nach einer Scheckkopie Wochen dauern; ein Bankmitarbeiter musste das Lager kontaktieren, in dem sich die richtige Box, die Akte und der Scheck befanden. Der Scheck wurde herausgesucht, eine Kopie angefertigt und an die Bank geschickt, die diese dann an den Kunden weiterleitete. Mit einem ECM-System kann ein Bankmitarbeiter die Kontonummer des Kunden und die Nummer des angeforderten Schecks im System abfragen. Sobald ein Bild des Schecks auf dem Bildschirm erscheint, kann die Bank dem Kunden umgehend eine Kopie zusenden – in der Regel noch während des Telefonats.

Enterprise Content Management (ECM), eine Form des Content-Managements , kombiniert die Erfassung, Suche und Vernetzung von Dokumenten mit digitaler Archivierung , Dokumentenmanagement und Workflow-Management . Es umfasst die Herausforderungen, die mit der Nutzung und Bewahrung der internen (oft unstrukturierten) Informationen eines Unternehmens in all ihren Formen verbunden sind. Die meisten ECM-Lösungen konzentrieren sich auf Business-to-Employee -Systeme (B2E).

Neue ECM-Komponenten sind entstanden. Beim Ein- und Auschecken von Inhalten werden (teilweise automatisch) neue Metadaten generiert. Informationen darüber, wie und wann Inhalte genutzt werden, ermöglichen es dem System, neue Filter-, Routing- und Suchpfade, unternehmensweite Taxonomien und semantische Netzwerke sowie Aufbewahrungsregeln festzulegen.

Lösungen können Intranetdienste für Mitarbeiter (B2E) bereitstellen und Unternehmensportale für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B), zwischen Unternehmen und Behörden (B2G), zwischen Behörden und Unternehmen (G2B) oder andere Geschäftsbeziehungen umfassen. Zu dieser Kategorie gehören die meisten ehemaligen Dokumentenmanagement- Groupware- und Workflow-Lösungen, die ihre Architektur bis 2016 noch nicht vollständig auf Enterprise Content Management (ECM) umgestellt hatten, aber eine Weboberfläche boten. Digital Asset Management (DAM) ist eine Form von ECM, die digital gespeicherte Inhalte umfasst. Spezialisierte Content-Management-Systeme für das Gesundheitswesen erfüllen die besonderen regulatorischen Anforderungen an Medizinprodukte und Interoperabilität .

ECM positioniert sich zunehmend als kollaborative und integrative Plattform, die traditionelle Organisationsgrenzen überwindet. Durch die Unterstützung der Interoperabilität zwischen Systemen und Stakeholdern ermöglicht ECM einen nahtlosen Informationsaustausch in komplexen Umgebungen wie öffentlich-privaten Partnerschaften, Regierungsdiensten und globalen Lieferketten. Dies stärkt seine Rolle nicht nur als Speicher organisatorischen Wissens, sondern auch als aktive Infrastruktur, die digitale Ökosysteme und vernetzte Formen der Governance stützt. ^{[ 3 ]}

Die Technologien, die 2016 das Enterprise Communication Management (ECM) umfassten, stammen von den elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) der späten 1980er und frühen 1990er Jahre ab. Die ursprünglichen DMS-Produkte waren eigenständige Systeme und boten Funktionen in einem von vier Bereichen: Imaging , Workflow, Dokumentenmanagement und Enterprise Relationship Management (ERM).

Ein typischer DMS-Anwender der ersten Stunde nutzte ein kleines Bildverarbeitungs- und Workflow-System (beispielsweise für eine Abteilung), um papierintensive Prozesse zu optimieren und den Weg zum papierlosen Büro zu ebnen . Die ersten eigenständigen DMS-Technologien zielten darauf ab, Zeit zu sparen (oder den Informationszugriff zu verbessern), indem sie die Papierhandhabung und -lagerung reduzierten, Dokumentenverluste minimierten und den Informationszugriff beschleunigten. DMS ermöglichten den Online-Zugriff auf Informationen, die zuvor nur auf Papier, Mikrofilm oder Mikrofiche verfügbar waren. Durch die verbesserte Kontrolle über Dokumente und deren Prozesse optimierten DMS Geschäftsabläufe. Ihr Prüfprotokoll erhöhte die Dokumentensicherheit und ermöglichte die Messung von Produktivität und Effizienz.

Die verschiedenen DMS-Produktkategorien wurden als komplementär betrachtet, und Unternehmen wünschten sich den Einsatz mehrerer DMS-Produkte. So konnte beispielsweise der Kundenservice Bildverarbeitung, Dokumentenmanagement und Workflow-Management kombinieren; die Buchhaltung konnte Lieferantenrechnungen aus einem ERM-System, Bestellungen aus einem Bildverarbeitungssystem und Verträge aus einem Dokumentenmanagementsystem abrufen. Mit dem Aufbau einer Internetpräsenz wuchs auch der Wunsch nach der Verwaltung von Webinhalten. Unternehmen, die bereits einzelne Abteilungen automatisiert hatten, begannen, eine umfassendere Implementierung anzustreben.

Die Entwicklung hin zu integrierten Dokumentenmanagementsystemen spiegelte einen allgemeinen Trend in der Softwarebranche wider: die Integration kleiner Systeme in umfassendere Systeme. Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware waren bis Anfang der 1990er-Jahre eigenständige Produkte, dann verlagerte sich der Markt hin zur Integration.

Frühe Entwickler boten mehrere eigenständige DMS-Technologien als einzelne, verpackte „Suite“ an, mit geringer (oder gar keiner) funktionaler Integration. Um das Jahr 2001 begann die Branche, den Begriff „Enterprise Content Management“ für integrierte Systeme zu verwenden.

Im Jahr 2006 traten Microsoft (mit seiner SharePoint -Produktfamilie) und die Oracle Corporation (mit Oracle Content Management ) in den Markt für kostengünstige ECM-Lösungen ein. ^{[ a ] ​​[ 4 ]} Auch Open-Source -ECM-Produkte sind verfügbar.

Staatliche Standards, darunter der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), BS 7799 und ISO/IEC 27001 , beeinflussen die Entwicklung und Nutzung von ECM-Systemen. Im Jahr 2016 konnten Unternehmen ein einziges ECM-System zur Verwaltung von Informationen in allen Abteilungen einsetzen.

Unternehmen setzen Enterprise Content Management (ECM) ein, um die Effizienz zu steigern, die Informationskontrolle zu verbessern und die Gesamtkosten des Informationsmanagements zu senken. ECM vereinfacht den Zugriff auf Datensätze durch Stichwort- und Volltextsuche und ermöglicht es Mitarbeitern, benötigte Informationen schnell von ihren Arbeitsplätzen aus abzurufen.

ECM fördert die organisatorische Effizienz durch folgende Fähigkeiten:

• Daten-/Dokumentenerfassung – Dokumente und Daten werden direkt am Eingang erfasst, digitalisiert und indexiert, sei es per E-Mail, Rechnung, Papierformular oder auf anderem Wege.
• Sicheres Inhaltsrepository – Dokumente und Daten werden an einem zentralen Zugriffspunkt gespeichert, um den Zugriff, die Nutzung und die Versionskontrolle zu vereinfachen.
• Weisen Sie Sicherheits- und Compliance-Kontrollen zu – Schützen Sie sensible Daten durch benutzerdefinierte Zugriffskontrollen und Aufbewahrungsrichtlinien.
• Automatisierte Workflow-Bereitstellung – Prozesse durch automatisierte Genehmigungen und Dokumenten-/Datenweiterleitung zu den Workflow-Touchpoints am Laufen halten. ^{[ 5 ]}

Die Managementsysteme unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung staatlicher und branchenspezifischer Vorschriften wie HIPAA, dem Sarbanes-Oxley Act , dem PCI DSS ( Payment Card Industry Data Security Standard ) und den US-amerikanischen Zivilprozessregeln . Sicherheitsmaßnahmen auf Benutzer-, Funktions- und Datensatzebene schützen sensible Daten. Bestimmte Informationen in einem Dokument können geschwärzt werden , sodass der Rest weitergegeben werden kann, ohne die Identität oder wichtige Daten zu gefährden. Jede Aktion im System wird protokolliert und kann zur Dokumentation der Einhaltung verschiedenster Vorschriften ausgewertet werden.

ECM unterscheidet sich von allgemeinem Content-Management durch seine Berücksichtigung der Prozesse und Abläufe des Unternehmens, für das es entwickelt wurde. AIIM identifiziert drei strukturelle Eigenschaften, die ECM-Systeme charakterisieren: ^{[ 6 ]}

1. ECM fungiert als integrative Infrastruktur, die zuvor isolierte vertikale Anwendungen miteinander verbindet und Inhalte unternehmensweit zugänglich macht. Enterprise Application Integration (EAI) und serviceorientierte Architektur (SOA) bilden die Grundlage dieser Vernetzung.
2. ECM stellt seine Funktionen als unabhängige Dienste zur Verfügung, was bedeutet, dass einzelne Komponenten wie Erfassung, Workflow oder Datensatzverwaltung von verschiedenen Anwendungen genutzt werden können, ohne dass es zu Funktionsduplizierung kommt.
3. ECM bietet ein einheitliches Repository, das Dokumente, Daten und digitale Assets in einem einzigen verwalteten Speicher zusammenführt, kostspielige Redundanzen beseitigt und die Informationskonsistenz im gesamten Unternehmen verbessert.

Künstliche Intelligenz (KI) hat diese drei Eigenschaften in modernen ECM-Plattformen erweitert. Auf der Infrastrukturebene ermöglicht KI das intelligente Routing und die Klassifizierung von Inhalten beim Transfer zwischen Systemen ohne manuelle Eingriffe. Auf der Serviceebene stehen KI-gestützte Funktionen wie optische Zeichenerkennung (OCR), Named Entity Extraction (NET) und auf großen Sprachmodellen basierende Zusammenfassungen nun als separate Dienste zur Verfügung, die Anwendungen bei Bedarf aufrufen können. ^{[ 7 ]} Auf der Repository-Ebene unterstützt KI die automatisierte Metadatengenerierung, die Duplikaterkennung und die Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien – Aufgaben, die zuvor einen erheblichen manuellen Konfigurationsaufwand erforderten.

ECM kombiniert Komponenten, die als eigenständige Systeme genutzt werden können, ohne in ein unternehmensweites System integriert zu sein. ^{[ 8 ]} Die fünf ECM-Komponenten wurden von der Association for Information and Image Management (AIIM) wie folgt definiert:

• Erfassen
• Verwalten
• Speichern
• Bewahren
• Lieferung ^{[ 9 ]}

Die Datenerfassung umfasst das Scannen von Papierdokumenten in ein elektronisches Format und die Zusammenführung elektronischer Dateien und Informationen in einer einheitlichen Struktur für die Verwaltung. Zu den Erfassungstechnologien gehört auch die Erstellung von Metadaten , die die Merkmale eines Dokuments beschreiben und so dessen Auffinden durch Suchtechnologien erleichtern. Eine Patientenakte kann beispielsweise die Patienten-ID, den Namen, das Besuchsdatum und die durchgeführte Behandlung enthalten, damit das medizinische Personal die Akte leicht finden kann.

Frühere Dokumentenautomatisierungssysteme fotografierten Dokumente zur Speicherung auf Mikrofilm oder Mikrofiche . Bildscanner erstellen digitale Kopien von Papierdokumenten. Bereits digitalisierte Dokumente können kopiert (oder verlinkt) werden, sofern sie online verfügbar sind. Die automatische oder halbautomatische Erfassung kann elektronische Datenaustausch- (EDI-) oder XML- Dokumente, Geschäfts- und ERP- Anwendungen oder spezialisierte Anwendungssysteme als Datenquellen nutzen.

Zu den Erkennungstechnologien, die Informationen aus gescannten Dokumenten und digitalen Faxen extrahieren , gehören:

• Optische Zeichenerkennung (OCR): Wandelt Bilder von gesetztem Text in alphanumerische Zeichen um.
• Handschrifterkennung (HWR): Wandelt Bilder von handgeschriebenem Text in alphanumerische Zeichen um.
• Intelligente Zeichenerkennung (ICR): Erweitert OCR und HWR durch Vergleiche, logische Verknüpfungen und Prüfungen anhand von Referenzlisten und vorhandenen Daten zur Verbesserung der Zeichenerkennung.
• Optische Markierungserkennung (OMR): Liest spezielle Markierungen (wie Häkchen oder Punkte) in vordefinierten Feldern.
• Barcode- Erkennung: Dekodiert branchenübliche Codierungen von Produkt- und anderen kommerziellen Daten.

Zu den Bildbereinigungsfunktionen gehören Drehen, Begradigen, Farbanpassung, Transponieren, Zoomen, Ausrichten, Seitentrennung, Anmerkungen und Rauschunterdrückung .

Die Formularverarbeitung umfasst zwei Technologiegruppen, obwohl Inhalt und Art der Dokumente identisch sein können. Zum einen die Erfassung gedruckter Formulare durch Scannen; hierbei kommen häufig Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut gestaltete Formulare eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Zum anderen kann die automatische Verarbeitung elektronische Formulare (z. B. solche, die über Webseiten übermittelt werden) erfassen, sofern Layout, Struktur, Logik und Inhalt dem Erfassungssystem bekannt sind.

Enterprise Report Management (ERM) speichert Berichte und andere Dokumente auf optischen Datenträgern oder anderen digitalen Speichermedien für ECM-Systeme. Die Technologie wurde ursprünglich mit LaserDiscs verwendet .

Die Datenaggregation vereinheitlicht Dokumente aus verschiedenen Anwendungen und Quellen und leitet sie in einer einheitlichen Struktur und einem einheitlichen Format an Speicher- und Verarbeitungssysteme weiter.

Die thematische Indexierung verbessert die Suche und bietet alternative Möglichkeiten zur Informationsorganisation. Bei der manuellen Indexierung werden den Inhalten manuell Attribute aus der Indexdatenbank zugewiesen. Diese Methode wird typischerweise von einem Datenbankmanager für Administration und Zugriffsverwaltung verwendet.

Die automatische und manuelle Attributindizierung kann durch vordefinierte Eingabeprofile erleichtert werden. Diese beschreiben Dokumentklassen, die die Anzahl möglicher Indexwerte einschränken oder bestimmte Kriterien automatisch zuweisen. Automatische Klassifizierungsprogramme extrahieren selbstständig Index-, Kategorie- und Übertragungsdaten. Basierend auf den in elektronischen Informationsobjekten enthaltenen Informationen können sie diese anhand vordefinierter Kriterien oder im Rahmen eines selbstlernenden Prozesses auswerten.

Die Kategorie „Verwalten“ umfasst fünf Anwendungsbereiche:

• Dokumentenmanagement (DMS)
• Kollaborationssoftware
• Web-Content-Management, einschließlich Webportale
• Aktenverwaltung
• Workflow- und Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Es verbindet die anderen Komponenten, die kombiniert oder einzeln genutzt werden können. Dokumentenmanagement, Web-Content-Management, Kollaboration, Workflow- und Geschäftsprozessmanagement decken den dynamischen Teil des Informationslebenszyklus ab. Das Records Management verwaltet abgeschlossene Dokumente gemäß den Aufbewahrungsfristen der Organisation , die staatlichen Vorgaben und Branchenstandards entsprechen müssen. Zu den Managementkomponenten gehören Datenbanken und Zugriffsberechtigungssysteme.

Dokumentenmanagementsysteme steuern Dokumente von der Erstellung bis zur Archivierung. Dazu gehören:

• Ein- und Auscheckvorgang: Überprüft die gespeicherten Informationen auf Konsistenz.
• Versionsverwaltung: Verfolgt verschiedene Versionen derselben Information mit Revisionen und unterschiedlichen Formaten.
• Suche und Navigation: Findet Informationen und die zugehörigen Kontexte
• Dokumente in Dateien, Ordnern und Übersichten organisieren

Die Dokumentenverwaltung überschneidet sich mit anderen Verwaltungskomponenten, Büroanwendungen (wie Microsoft Outlook und Exchange oder Lotus Notes und Domino) und Bibliotheksdiensten, die die Informationsspeicherung verwalten.

Kollaborationskomponenten in einem ECM-System unterstützen Benutzer bei der gemeinsamen Entwicklung und Verarbeitung von Inhalten. Viele dieser Komponenten wurden aus Kollaborationssoftwarepaketen entwickelt; ECM-Kollaborationssysteme beinhalten Elemente des Wissensmanagements .

Sie nutzen Informationsdatenbanken und Verarbeitungsmethoden, die für die gleichzeitige Nutzung desselben Inhalts durch mehrere Benutzer ausgelegt sind. Die Zusammenarbeit basiert auf Fachwissen, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Informationsverarbeitung. Verwaltungskomponenten (wie virtuelle Whiteboards für Brainstorming, Terminplanung und Projektmanagementsysteme) sowie Kommunikationsanwendungen wie Videokonferenzen können integriert werden. Kollaboratives ECM kann auch Informationen aus anderen Anwendungen einbinden.

ECM integriert Content-Management-Systeme (CMS) und stellt die im ECM-Repository verwalteten Informationen dar. ^{[ 10 ]}

Im Gegensatz zu herkömmlichen elektronischen Archivierungssystemen umfasst die Datei- und Archivverwaltung die Administration von Datensätzen, wichtigen Informationen und Daten, die Unternehmen archivieren müssen. Unabhängig vom Speichermedium müssen die verwalteten Informationen nicht elektronisch gespeichert werden. Die Datei- und Archivverwaltung beinhaltet:

• Visualisierung von Dateiplänen und anderen strukturierten Indizes zur geordneten Speicherung von Informationen
• Eindeutige Indexierung von Informationen, unterstützt durch Thesauri oder kontrollierte Wortlisten
• Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen für Datensätze
• Schutz von Informationen gemäß ihren Eigenschaften
• Internationale, branchenspezifische (oder unternehmensweite), standardisierte Metadaten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung gespeicherter Informationen

Die Begriffe „Workflow“ und „ Geschäftsprozessmanagement “ (BPM) werden oft synonym verwendet. Produktionsworkflows nutzen vordefinierte Abläufe zur Prozesssteuerung; in einem Ad-hoc -Workflow bestimmt der Benutzer die Prozessreihenfolge. Benutzer interagieren in Workflow-Lösungen, und Workflow-Engines sind Hintergrunddienste, die den Informations- und Datenfluss steuern. Workflow-Management umfasst:

• Visualisierung von Prozess- und Organisationsstrukturen
• Erfassung, Verwaltung, Visualisierung und Bereitstellung von Informationen mit den zugehörigen Dokumenten oder Daten
• Einbindung von Datenverarbeitungswerkzeugen (wie Anwendungen) und Dokumenten, wie z. B. Büroprodukten
• Parallele und sequentielle Verarbeitung von Prozeduren, einschließlich gleichzeitigem Speichern
• Erinnerungen, Fristen, Aufgabenverteilung und andere administrative Funktionen
• Überwachung und Dokumentation des Prozessstatus, der Abläufe und der Ergebnisse
• Werkzeuge zur Gestaltung und Darstellung von Prozessen

Laut AIIM ist BPM eine Methode, um organisatorische Prozesse zu betrachten (und zu steuern).

Speicherkomponenten speichern temporär Informationen, die nicht benötigt, gewünscht oder für die Langzeitarchivierung geeignet sind. Selbst wenn die Speicherkomponente für die Langzeitarchivierung geeignete Medien verwendet, ist dies dennoch von der eigentlichen Archivierung zu unterscheiden.

Die Komponenten eines Ladengeschäfts lassen sich in drei Kategorien unterteilen:

• Speicherorte: Speicherorte
• Bibliotheksdienste: Verwaltungskomponenten für Repositorien
• Speichertechnologien

ECM- Repositories können kombiniert werden. Zu den Typen gehören:

• Dateisysteme : Werden hauptsächlich zur temporären Speicherung sowie als Eingabe- und Ausgabecaches verwendet.
• Content-Management-Systeme : Speichersysteme und Repository-Systeme für Inhalte; können eine Datenbank oder ein spezialisiertes Speichersystem sein.
• Datenbanken verwalten Informationen und können auch Dokumente, Inhalte oder Medien speichern.
• Data-Warehouses : Komplexe, auf Datenbanken basierende Speichersysteme, die Informationen aus verschiedenen Quellen bereitstellen. Sie können mit globalen Funktionen, wie z. B. Dokumenten- oder Informationsverwaltung, konzipiert sein.

Bibliotheksdienste sind administrative Komponenten des Enterprise Content Management (ECM), die den Zugriff auf Informationen regeln, Informationen von den Erfassungs- und Verwaltungskomponenten aufnehmen und speichern. Sie verwalten außerdem die Speicherorte im dynamischen Speicher, im Datenspeicher und im Langzeitarchiv. Der Speicherort wird anhand der Informationenmerkmale und -klassifizierung bestimmt. Der Bibliotheksdienst arbeitet mit der Datenbank der Verwaltungskomponenten zusammen, um die Suche und den Abruf von Informationen zu ermöglichen .

Es verwaltet Online-Speicher (direkter Zugriff auf Daten und Dokumente), Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, auf das schnell zugegriffen werden kann, wie z. B. Daten auf einer optischen Disc in den Racks eines Speichersystems, die aber nicht in ein Laufwerk eingelegt sind, das sie lesen kann) und Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das nicht schnell verfügbar ist).

Falls das Dokumentenmanagementsystem dies nicht ermöglicht, muss die Bibliothek über eine Versionsverwaltung verfügen, um den Status von Informationen zu kontrollieren und die Ausleihe/Rückgabe für die kontrollierte Informationsbereitstellung zu gewährleisten. Dabei werden ein Prüfprotokoll sowie Nutzungs- und Bearbeitungsprotokolle erstellt.

Je nach Anwendung und Systemumgebung können verschiedene Technologien zur Speicherung von Informationen eingesetzt werden:

• Magnetische Online-Medien: Festplatten (typischerweise als RAID- Systeme konfiguriert) können lokal angeschlossen, Teil eines Speichernetzwerks oder von einem anderen Server eingebunden sein ( Netzwerkspeicher ).
• Magnetband: Magnetband-Datenspeicher in Form von Bandbibliotheken nutzen Robotertechnik für die Speicherung in Echtzeit . Für Datensicherungen können eigenständige Bandlaufwerke verwendet werden.
• Digitale optische Medien: Neben CDs und DVDs können Speichersysteme auch magneto-optische Laufwerke verwenden ; optische Jukeboxen eignen sich für die Speicherung in der Nähe des Speichers. Optische Medien in Jukeboxen können offline genutzt werden.
• Cloud Computing : Der Zugriff auf Daten erfolgt über das Internet.

Preserve bezeichnet die langfristige, sichere Speicherung und Sicherung unveränderlicher Informationen. Dies geschieht typischerweise durch ECM-Datensatzmanagement und kann Unternehmen dabei helfen, staatliche und branchenspezifische Vorschriften einzuhalten.

Inhalte verändern sich irgendwann nicht mehr und werden statisch. Die digitalen Langzeitarchivierungskomponenten von ECM speichern außerdem temporär Informationen, die nicht archiviert werden müssen. Zu diesen Komponenten gehören spezielle Viewer, Konvertierungs- und Migrationswerkzeuge sowie Langzeitspeichermedien.

• WORM-Datenträger ( Write once read many ) für optische Datenträger mit 5,25 Zoll (13,3 cm) oder 3,5 Zoll (89 mm) Durchmesser , CD-Rs und DVD-Rs
• Magnetbänder in sicheren Laufwerken
• Inhaltsadressierbarer Speicher mit Softwareschutz gegen Überschreiben, Löschen und Bearbeiten
• Speichernetzwerke können verwendet werden, wenn sie eine fälschungssichere Protokollierung, unveränderliche Speicherung und Schutz vor Manipulation und Löschung gewährleisten.
• Mikroformen wie Mikrofilm, Mikrofiche und Lochkarten werden typischerweise zur Sicherung elektronischer Informationen verwendet.
• Papier dient auch der Sicherung elektronischer Informationen.

Um die langfristige Verfügbarkeit von Informationen zu gewährleisten, werden verschiedene Strategien für die elektronische Archivierung eingesetzt. Anwendungen, Indexdaten, Metadaten und Objekte können kontinuierlich von älteren auf neuere Systeme migriert werden. Die Emulation älterer Software ermöglicht es Benutzern, auf Originaldaten und -objekte zuzugreifen; Software kann das Format archivierter Objekte erkennen und diese in einer neuen Umgebung darstellen.

Das Enterprise Output Management (ECM) stellt Informationen aus den Komponenten Verwaltung, Speicherung und Archivierung bereit. Das AIM-Modell (Association for Information and Image Management) für ECM ist funktionsbasiert; die Ausgabekomponenten können Informationen in andere Systeme eingeben (z. B. durch Übertragung auf mobile Datenträger oder Erstellung von Ausgabedateien) oder Informationen für die Speicherung und Archivierung vorbereiten.

Die Bereitstellungskomponenten lassen sich in drei Gruppen unterteilen: Transformationstechnologien, Sicherheitstechnologien und Verteilung. Transformation und Sicherheit sind Middleware -Dienste und sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen. Die Hauptfunktionen der Ausgabe umfassen Layout und Design (mit Werkzeugen für Layout und Formatierung der Ausgabe) sowie die elektronische Veröffentlichung (Aufbereitung von Informationen zur Verteilung).

Transformationen sollten von Hintergrunddiensten gesteuert und nachverfolgbar sein. Dazu gehören:

• Computerausgabe auf Laserdisc (COLD): Bei der Verwendung für die Auslieferung bereitet COLD Ausgabedaten für die Verteilung und Archivierung auf. Anwendungsbereiche sind Listen und formatierte Ausgaben (z. B. personalisierte Kundenbriefe), Journale und Protokolle.
• Personalisierung : Funktionen und Ausgabe, die auf die Bedürfnisse des Benutzers zugeschnitten sind
• XML (Extensible Markup Language): Ermöglicht die standardisierte, plattformübergreifende Beschreibung von Schnittstellen, Strukturen, Metadaten und Dokumenten
• PDF (Portable Document Format): Ein plattformübergreifendes Druck- und Verteilungsformat, das die Suche nach Inhalten, das Hinzufügen von Metadaten und das Einbetten elektronischer Signaturen ermöglicht. Aus elektronischen Daten generierte PDFs sind auflösungsunabhängig und ermöglichen eine gestochen scharfe Wiedergabe in jeder Größe.
• Open XML Paper Specification (OpenXPS): Eine von Microsoft entwickelte XML-Spezifikation, die die Formate und Regeln für die Verteilung, Archivierung, Darstellung und Verarbeitung von XPS-Dokumenten beschreibt.
• Konverter und Betrachter: Erzeugt einheitliche Formate zur Anzeige (und Ausgabe) von Informationen in verschiedenen Formaten.
• Datenkomprimierung : Reduziert den für Bildinformationen benötigten Speicherplatz.
• Web-Syndication : Präsentiert Inhalte in verschiedenen Formaten, Auswahlen und Formen zur mehrfachen Verwendung für unterschiedliche Zwecke.

Für alle ECM-Komponenten stehen Sicherheitstechnologien zur Verfügung. Elektronische Signaturen werden beim Versenden und Scannen von Dokumenten verwendet, um eine vollständige Erfassung zu gewährleisten. Die Public-Key-Infrastruktur (PKI) ist eine grundlegende Technologie für elektronische Signaturen, die Schlüssel und Zertifikate verwaltet und die Authentizität der Signatur überprüft. Andere elektronische Signaturen bestätigen die Identität des Absenders und die Integrität der gesendeten Daten.

Digitales Rechtemanagement und Wasserzeichen werden in der Content-Syndication und im Medien-Asset-Management eingesetzt, um geistige Eigentumsrechte und Urheberrechte zu verwalten und zu sichern. Elektronische Wasserzeichen, die in eine Datei eingebettet sind, schützen die Nutzungsrechte an Internetinhalten.

ECM wird den Nutzern mit einer Vielzahl von Ausgabe- und Verteilungsmedien zur Verfügung gestellt:

ECM wurde als Softwareanwendung entwickelt, die Unternehmen in ihren Firmennetzwerken implementierten. Jedes Unternehmen ist für die Verwaltung und Wartung des ECM-Systems und der zugehörigen Netzwerkgeräte verantwortlich. Lokale ECM-Systeme lassen sich an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Da die Erfassung von Papierdokumenten Geräte wie Scanner oder Multifunktionsgeräte erfordert, erfolgt sie üblicherweise lokal. Für das Scannen, Indizieren und die Rückgabe großer Datenmengen per Webtransfer oder auf CDs, DVDs oder anderen externen Speichermedien kann die Aufgabe jedoch an externe Dienstleister ausgelagert werden.

Software as a Service (SaaS) ECM, auch bekannt als Cloud Computing , ist für den Benutzer online auf Abruf verfügbar.

Vor 2003 wurde der ECM-Markt von mittelständischen, unabhängigen Anbietern dominiert, die sich in zwei Kategorien einteilen ließen: Anbieter, die ursprünglich als Dokumentenmanagement-Unternehmen begannen und später die Verwaltung anderer Geschäftsinhalte hinzufügten, und Anbieter, die als Web-Content-Management-Anbieter starteten und versuchten, ihr Angebot auf die Verwaltung von Geschäftsdokumenten und Rich Media auszuweiten.

Im Jahr 2002 erweiterte Documentum seine Kollaborationsfunktionen durch die Übernahme von eRoom ; Interwoven und Vignette konterten mit den Übernahmen von iManage und Intraspect. Documentum erwarb Bulldog aufgrund seiner Digital-Asset-Management-Funktionen (DAM); Interwoven und OpenText konterten mit den Übernahmen von MediaBin und Artesia . OpenText übernahm außerdem die europäischen Softwareunternehmen IXOS und Red Dot. Im Oktober 2003 wurde Documentum von der EMC Corporation übernommen. IBM kaufte FileNet und Oracle Stellent im Jahr 2006; OpenText erwarb im selben Jahr auch Hummingbird Ltd. Hewlett-Packard (HP) übernahm 2008 das australische Unternehmen Tower Software. Im März 2009 kaufte Autonomy Interwoven; OpenText erwarb Vignette im Juli desselben Jahres und MetaStorm im Februar 2011. OpenText übernahm Global 360 im Juli 2011 ^{[ 11 ]} , und HP vereinbarte im August 2011 die Übernahme von Autonomy ^{[ 12 ].}

Im April 2007 sagte Alan Pelz-Sharpe, Geschäftsführer von CMS Watch: „Einige der größten Namen in dieser Branche durchlaufen einen tiefgreifenden Wandel, der in den nächsten Jahren zu veränderten Strategien und Produktpaletten führen wird.“ ^{[ 13 ]} Nuxeo und Alfresco boten in diesem Jahr Open-Source-ECM-Software an. ^{[ 14 ]}

Gartner schätzte 2010, dass der ECM-Markt 2009 einen Wert von rund 3,5 Milliarden US-Dollar hatte; bis 2014 wurde ein jährliches Wachstum von 10,1 Prozent erwartet. Der Markt erlebte 2010 eine Reihe von Fusionen und Übernahmen. ^{[ 15 ]} Im Jahr 2014 nahm die Real Story Group (ehemals CMS Watch) Cloud-basierte Anbieter in ihre ECM-Bewertungen für 2014 auf. ^{[ 16 ]}

• Interoperabilitätsdienste für Content-Management
• Content-Management-System
• E-Dienste
• Integration von Unternehmensinhalten
• Enterprise Output Management
• Informationsgovernance
• Informationswissenschaft
• Liste der Content-Management-Systeme
• Definition der offenen Serviceschnittstelle des Repositorys