Dokumentenautomatisierung (auch Dokumentenerstellung genannt ) bezeichnet die Entwicklung von Systemen und Arbeitsabläufen zur Erstellung elektronischer Dokumente . Dazu gehören logikbasierte Systeme, die aus bereits vorhandenen Text- und/oder Datensegmenten ein neues Dokument zusammenstellen. Dieses Verfahren wird in bestimmten Branchen zunehmend zur Erstellung von Rechtsdokumenten, Verträgen und Briefen eingesetzt. Dokumentenautomatisierungssysteme können auch verwendet werden, um bedingten Text, variablen Text und Daten innerhalb einer Dokumentengruppe zu automatisieren.

Automatisierungssysteme ermöglichen es Unternehmen, die Dateneingabe zu minimieren, den Zeitaufwand für das Korrekturlesen zu reduzieren und die Risiken menschlicher Fehler zu verringern . Weitere Vorteile sind: Zeit- und Kostenersparnis durch weniger Papierhandling, Dokumentenlade-, Lager-, Verteilungs-, Porto-/Versandkosten, Faxe, Telefonate, Arbeitsaufwand und Abfall.

Dokumentensammlung

Die grundlegende Funktion besteht darin, das manuelle Ausfüllen wiederkehrender Dokumente durch vorlagenbasierte Systeme zu ersetzen, in denen der Benutzer softwaregesteuerte Fragen beantwortet oder Daten in eine Eingabemaske eingibt. Die gesammelten Informationen füllen dann das Dokument und bilden einen ersten Entwurf. [ 1 ] Moderne, fortschrittlichere Dokumentenautomatisierungssysteme ermöglichen es Benutzern, eigene Daten und Regeln (Logik) ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

Obwohl Dokumentenautomatisierungssoftware hauptsächlich in der Rechts- , Finanzdienstleistungs- und Risikomanagementbranche eingesetzt wird , kann sie in jeder Branche verwendet werden, die transaktionsbasierte Dokumente erstellt. Ein gutes Beispiel für die Anwendung von Dokumentenautomatisierungssoftware sind gewerbliche Hypothekendokumente . Eine typische gewerbliche Hypothekentransaktion kann mehrere Dokumente umfassen, darunter:

Manche dieser Dokumente umfassen 80 bis 100 Seiten mit Hunderten optionaler Absätze und Datenelemente. Dokumentenautomatisierungssoftware kann die korrekten Dokumentvariablen anhand der Transaktionsdaten automatisch ausfüllen. Darüber hinaus kann manche Software eine Dokumentensammlung erstellen, in der alle zusammengehörigen Dokumente in einer einzigen Datei zusammengefasst sind. Dies vereinfacht und beschleunigt Aktualisierungen und die Zusammenarbeit.

Einfachere, leichter zu erlernende Softwareanwendungen eignen sich ebenfalls zur Automatisierung der Dokumentenerstellung ohne unnötige Komplexität. Pathagoras beispielsweise versteht sich als Dokumentenerstellungssystem, das ausschließlich mit reinem Text ohne Felder arbeitet. Mit Zwischenablage-Managern können häufig verwendete Textfragmente gespeichert, logisch gruppiert und anschließend schnell in die endgültigen Dokumente eingefügt werden.

Im Lieferkettenmanagement

In der Logistik werden zahlreiche Dokumente verwendet . Dazu gehören Rechnungen , Packlisten /Packzettel/Lieferscheine (Manifeste), Inhaltslisten, Kommissionierscheine, Empfangsbestätigungen / Berichte verschiedener Art (z. B. Sicherheitsdatenblätter , Berichte über beschädigte Ware, Retouren, detaillierte/zusammenfassende Berichte usw.), Import- / Exportberichte , Lieferscheine , Konnossemente (BOL) usw. Diese Dokumente bilden in der Regel die Verträge zwischen Empfänger und Absender und sind daher für beide Parteien sowie für etwaige Zwischenhändler wie Logistikdienstleister (3PL) und Behörden von großer Bedeutung . Die Dokumentenbearbeitung in Logistik- , Supply-Chain-Management- und Distributionszentren erfolgt typischerweise manuell oder halbautomatisch mithilfe von Barcode-Scannern , Software und Tischlaserdruckern . Einige Hersteller bieten Hochgeschwindigkeits-Dokumentenautomatisierungssysteme an, die das lasergedruckte Dokument automatisch mit der Bestellung vergleichen und entweder eine beiliegende Hülle /einen Beutel in den Versandbehälter (häufig ein flexibler Polybeutel oder ein stabiler Karton ) einlegen oder automatisch anbringen. Weiter unten finden Sie Links zu Videos auf externen Webseiten, die diese Dokumentenautomatisierungssysteme veranschaulichen. Datenschutz und Identitätsdiebstahl sind wichtige Anliegen, insbesondere angesichts des zunehmenden E-Commerce , Online - Shoppings und anderer Vertriebskanäle (früher Katalog- und Versandhandel ). Daher ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass jedes Dokument der richtigen Bestellung oder Sendung zugeordnet wird. Software zur Dokumentenerstellung umfasst ERP-Systeme , WMS , TMS , ältere Middleware-Systeme und die meisten Buchhaltungsprogramme.

Eine Reihe von Forschungsprojekten hat sich mit der umfassenderen Standardisierung und Automatisierung von Dokumenten in der Güterverkehrsbranche befasst . [ 2 ] [ 3 ]

Automatisierungstechnologien können bei der Erstellung von Rechtsdokumenten wie Arbeitsverträgen und Nachlassplanungsdokumenten eingesetzt werden, gegebenenfalls mithilfe einer Online-Schnittstelle oder eines Entscheidungsbaums. [ 4 ] In großen Anwaltskanzleien werden Dokumentenerfassungssysteme häufig verwendet, um Arbeitsabläufe zu systematisieren, beispielsweise bei der Erstellung komplexer Term Sheets und erster Entwürfe von Kreditverträgen. [ 5 ] [ 6 ]

Mit der Liberalisierung des britischen Rechtsdienstleistungsmarktes durch den Legal Services Act 2007 [ 7 ] haben große Institutionen ihr Dienstleistungsangebot um Rechtsberatung für ihre Kunden erweitert. [ 8 ] [ 9 ] Die meisten dieser Unternehmen nutzen Technologien zur Dokumentenautomatisierung, um juristische Dokumente online bereitzustellen. [ 10 ] Dies wird als Vorbote einer Kommerzialisierung gesehen, bei der Technologien wie die Dokumentenautomatisierung dazu führen, dass juristische Dienstleistungen mit hohem Volumen und geringen Gewinnmargen als „Pakete“ angeboten und einem Massenmarkt zugänglich gemacht werden. [ 11 ] [ 12 ] [ 13 ]

Frühe technische Ansätze zur Erstellung juristischer Dokumente verbanden künstliche Intelligenz mit Standardbenutzerschnittstellen. Für eine Vielzahl von behördlichen Einreichungen nutzte der 1999 eingeführte Intelligent Filing Manager (INTELLIFM) eine verteilte Architektur, in der frühe KI-Systeme (mittels Prolog-Regeln) als Logik-Engine dienten, um die Veröffentlichung und das Ausfüllen juristischer Formulare zu automatisieren. [ 14 ]

Im Versicherungswesen

Versicherungspolicen und -zertifikate können je nach Art der Police mehrere hundert Seiten umfassen und spezifische Informationen über den Versicherten enthalten. Früher wurden diese Versicherungsdokumente üblicherweise wie folgt erstellt: a) Freitextbriefe wurden verfasst, b) vorgedruckte Broschüren wurden hinzugefügt, c) Vorlagen wurden bearbeitet und d) Grafiken mit den erforderlichen Informationen angepasst. Anschließend wurden alle Dokumente manuell sortiert, in ein Paket zusammengestellt und an den Versicherten versandt. Die verschiedenen Dokumente in einem solchen Paket konnten beispielsweise folgende Arten von Dokumenten umfassen:

  • Begrüßungsschreiben
  • Vertrag
  • Zertifikat
  • Staatsspezifische Richtliniendokumente
  • Auflistung der versicherten Gegenstände und Versicherungssummen
  • Änderungen
  • Fahrer
  • Ausweis
  • Unternehmensinformationen
  • Marketingmaterial (andere Produkte)
  • Daten

Die Zusammenstellung eines solchen Pakets kann sehr aufwendig sein. In den meisten Richtlinienverwaltungssystemen wird zunächst eine Art Richtlinienerklärung als Ausgangspunkt generiert, die jedoch gegebenenfalls angepasst und mit weiteren erforderlichen Materialien ergänzt werden muss.

Siehe auch

Referenzen

  1. ^ Artikel: Die Umgestaltung konventioneller Geschäftsmodelle von Anwaltskanzleien durch Dokumentenassemblierung , Int J Law Info Tech., 2006; 0: eal019v1
  2. ^ „e-FREIGHT ist ein integriertes Projekt im Rahmen des 7. Rahmenprogramms der EU“ . e-Freight. Archiviert vom Original am 30. Mai 2012. Abgerufen am 23. November 2012 .
  3. ^ IATA . Cargo-XML-Standards: Modernisierung der Luftfrachtkommunikation .
  4. ^ Reyes, Eduardo. „Wer hat Angst vor der Computergeneration?“ . The Law Society Gazette . The Law Society of England and Wales . Abgerufen am 3. Mai 2019 .
  5. ^ „Wie die IT den Rechtssektor verändert“ . Information Age . Bonhill Group plc. 20. Dezember 2010. Abgerufen am 3. Mai 2019 .
  6. ^ Chamay, Marc-Henri; Widdowson, Jules. „Kundenservice – Fernbeziehungen“ . Legal Technology Journal . Archiviert vom Original am 2. November 2010. Abgerufen am 3. Mai 2019 .
  7. ^ Legal Services Act 2007 legislation.gov.uk
  8. ^ Artikel: Auf den großen Knall vorbereitet und das Tesco-Gesetz Jon Robins The Times
  9. Ein Einkaufsbummel kann in einer Scheidung enden . Ellen Kelleher, The Financial Times
  10. ^ Artikel: Warum große Marken-Rechtsdienstleistungen schlechte Nachrichten für Anwälte sind Neil Rose The Guardian (Dienstag, 2. November 2010)
  11. ^ Artikel: Die Kommerzialisierung juristischer Dienstleistungen – Was sie für die Zukunft der Rechtspraxis bedeutet (Archiviert am 20.07.2011 im Internet Archive) Sylvia Lowe, Law Gazette
  12. ^ Artikel: Von maßgeschneidert zu Massenware (Archiviert am 29.01.2011 in der Wayback Machine) Professor Richard Susskind OBE Legal Technology Journal (2006)
  13. ^ Artikel: Das Rohstoffgeschäft ( Archiviert am 04.03.2012 in der Wayback Machine) Professor Richard Susskind OBE The Law Society Gazette (Donnerstag, 13. April 2006)
  14. ^ Mukherjee, Krishna C. (1999). „Automatisierung der Formularveröffentlichung mit dem Intelligent Filing Manager“. 1999 IEEE International Conference on Systems, Man, and Cybernetics . IEEE. S.  308–313 . doi : 10.1109/ICSMC.1999.814108 . ISBN 978-0-7803-5731-0Die