Ein virtuelles Büro ist Teil der flexiblen Arbeitsplatzbranche, die Unternehmen jede beliebige Kombination aus Dienstleistungen, Räumlichkeiten und/oder Technologie bietet, ohne dass diese Unternehmen die Kapitalkosten für den Besitz oder die Anmietung eines traditionellen Büros tragen müssen.

Ein virtuelles Büro eignet sich für Unternehmer, Freiberufler und kleine Unternehmen, die keine traditionellen Büroräume benötigen oder sich diese nicht leisten können. Auch größere Unternehmen können davon profitieren, wenn sie an einem bestimmten Standort präsent sein möchten, ohne sich langfristig zu binden.

Manche Anbieter virtueller Büros bieten Zusatzleistungen wie die Anmietung von Besprechungsräumen, administrative Unterstützung und einen Empfangsservice an. Diese Leistungen werden üblicherweise remote erbracht, einige Anbieter verfügen aber auch über physische Büroräume, in denen Kunden diese Services nutzen können. Dies kann eine attraktive Option für Unternehmen sein, die ein professionelles Image vermitteln möchten, ohne die Kosten eines eigenen Büros tragen zu müssen.

Virtuelle Bürodienstleistungen entstanden in den 1960er-Jahren als Serviced Offices und haben sich mit dem technologischen Fortschritt weiterentwickelt. Heute umfassen sie eine breite Palette an Personal, physischen Räumlichkeiten, digitalem Speicher und Kommunikationsdiensten. [ 1 ] Kunden zahlen eine Vertragsgebühr für diese Dienstleistungen, die einzeln, als Pakete oder im Rahmen einer Mitgliedschaft angeboten werden können. Das Konzept ist bei Unternehmen jeder Größe, einschließlich Selbstständigen, beliebt. Einer der Hauptvorteile des virtuellen Büros ist die Flexibilität, die es Mitarbeitern und Freiberuflern bietet: Sie können von einem Satellitenbüro, im Homeoffice , an einem anderen Ort oder sogar unterwegs per Mobilgerät arbeiten. Gleichzeitig kann ein Unternehmen seinen Kunden und Mitarbeitern ein stabiles Homeoffice mit Zugang zu Annehmlichkeiten wie Empfang, Konferenzräumen, Schreibtischplätzen, Postfächern, Druck- und Faxgeräten an einer festen Adresse bieten. Diese Einrichtungen werden vom Anbieter des virtuellen Büros oder einem Drittanbieter betrieben und gewartet.

Im Jahr 2021 machten sich zahlreiche Unternehmen daran, die Herausforderungen virtueller Meetings zu bewältigen. Dies führte zur Entwicklung von Software für virtuelle Büros. Wenn von einem virtuellen Büro die Rede ist, versteht man darunter nicht mehr die üblichen Geschäftsdienstleistungen, sondern vielmehr einen virtuellen Raum, in dem sich Mitarbeiter treffen und geschäftliche Aktivitäten erledigen können.

Anbieter virtueller Büros können auch digitale Ressourcen wie Cloud-Speicher , Webhosting , E-Mail und andere webbasierte Anwendungen umfassen.

Laut der Studie beeinflussen die Einstellungen und Richtlinien von Arbeitgebern auf virtuellen Plattformen das Privatleben und die Produktivität ihrer Angestellten. Mitarbeiter sind produktiver, wenn sie das Gefühl haben, dass ihr Unternehmen ihnen vertraut, sie wertschätzt und sich um sie kümmert und ihnen die notwendigen Schulungen (einschließlich Online-Prozessen etc.), Projektmanagement und Unterstützung für die produktive Erledigung ihrer Aufgaben bietet. Wenn Mitarbeiter keine Zeit, kein Geld und keine Ressourcen für den Arbeitsweg aufwenden müssen, wirkt sich dies positiv auf ihre Produktivität aus. Daher war es notwendig, eine geeignete Softwareumgebung zu schaffen, um das Funktionieren dieser Prozesse zu gewährleisten. [ 2 ]

Geschichte

Das Konzept des virtuellen Büros hat seine Wurzeln vor und während der Industriellen Revolution , in deren Verlauf Parallelen zu heutigen Arbeitsformen, insbesondere dem Arbeiten von zu Hause aus, gezogen wurden. [ 3 ] Das virtuelle Büro ist eine Weiterentwicklung des traditionellen Chefbüros . Da die Anmietung von Chefbüros für bestimmte Arten und Phasen von Unternehmen zunehmend unpraktisch wurde, ebnete dies den Weg für das Konzept des virtuellen Büros. [ 4 ]

Mitte des 20. Jahrhunderts begannen Fach- und Führungskräfte, nach Möglichkeiten zu suchen, die steigenden Kosten für Immobilien, Personal und andere Kapitalarten effizienter zu nutzen. Im Folgenden werden einige Meilensteine ​​der daraus resultierenden Entwicklung des virtuellen Büros sowie die Entwicklung von Technologien, die die Branche prägten, dargestellt.

Jahr Ereignis
1962 Das erste bekannte Unternehmen für Serviced Offices , die OmniOffices Group, wurde gegründet.
1966Fegen Law Suites mietete Büroräume und Executive-Suiten an. Dazu gehörten große Büroflächen mit möblierten Suiten, Empfangsservice, Telefonannahme, Kopiergeräten, Konferenzräumen und einer juristischen Bibliothek .
1972Das ARPANET , der Vorläufer des Internets, ging an die Öffentlichkeit, indem es 40 Computer an verschiedenen Standorten miteinander verband.
1973
Attorney Office Management, Inc. entwickelte ein „Off-Site“-Programm als Reaktion auf den Wunsch von Anwälten, sich teilweise aus dem Berufsleben zurückzuziehen. [ 5 ] Anstelle eines kompletten Büros konnten Anwälte von zu Hause aus arbeiten und gleichzeitig weiterhin in Teilzeit über den AOMI-Standort in Beverly Hills präsent sein .
Jack Nilles prägte die Begriffe „Telekommutieren“ und „Telearbeit“ für Fernarbeit . [ 6 ]
1974Wissenschaftler des Institute of Electrical and Electronics Engineers entwickelten das Transmission Control Protocol / Internet Protocol (TCP/IP), das es verschiedenen Netzwerken ermöglicht, miteinander zu kommunizieren.
1978Alf Moufarrige gründete Servcorp in Sydney. Um seine Gemeinkosten zu senken , teilte er seine erstklassigen Büroräume sowie sein Empfangs- und Verwaltungspersonal mit anderen wachsenden Unternehmen. Servcorp internationalisierte sein Konzept des virtuellen Büros im Jahr 1980 und ging 1999 an die Börse. [ 7 ]
1981Der am 1. April erschienene Osborne 1 war der erste erfolgreiche tragbare Computer , entwickelt von Adam Osborne . Obwohl er noch eine Stromquelle benötigte, galt er als tragbar, da er sich leicht transportieren ließ. Dies war ein erster Schritt, der es Berufstätigen ermöglichte, außerhalb des Büros zu arbeiten.
1982
Das ARPANET übernahm TCP/IP und schuf damit das Internet.
Der Begriff „virtuelles Büro“ wurde von John Markoff in einem Artikel der Zeitschrift InfoWorld geprägt . Markoff schrieb: „Im virtuellen Büro der Zukunft werden Mitarbeiter dieser Vision zufolge nicht mehr durch Computerhardware oder geografischen Standort eingeschränkt sein. Sie werden frei reisen und mit anderen interagieren können und Informationen ungehindert austauschen können. Das Büro, wie wir es kennen, wird seine zentrale Bedeutung verlieren.“ [ 8 ]
1983Chris Kern prägte den Begriff „virtuelles Büro“ in seiner Kolumne für die Septemberausgabe 1983 des Magazins American Way . Kern verwendete den Begriff, um die Möglichkeit zu beschreiben, dank tragbarer Computer „von unterwegs aus Geschäfte zu erledigen“. [ 9 ]
1984Der erste persönliche digitale Assistent (PDA), der Organizer , wurde von Psion auf den Markt gebracht .
1989
Timothy John Berners-Lee entwickelte das World Wide Web , das als ein Schlüsselaspekt der Entwicklung des Informationszeitalters gilt .
Alon Cohen erfand die Audiotechnologie, die später die Entwicklung von VoIP ermöglichte . VocalTec war das erste Unternehmen, das Internettelefonie anbot und gleichzeitig der erste erfolgreiche Internet-Börsengang (IPO) war. Heute sind VoIP-Telefone ein beliebter Service, den virtuelle Büros anbieten.
1990Die erste Internet- Suchmaschine wurde von der McGill University entwickelt .
1991Das World Wide Web wurde der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Außerdem wurde die erste Webcam entwickelt , die an der Universität Cambridge installiert wurde.
1992
„Virtual Office“ wurde erstmals als eingetragene Marke registriert , als Richard Nissen den Begriff beim britischen Amt für geistiges Eigentum eintragen ließ . [ 10 ]
Die IP-basierte Videokonferenztechnologie wurde durch effizientere Videokomprimierung weiterentwickelt und ermöglicht so die Nutzung auf PCs. CU-SeeMe wurde von Tim Dorcey an der Cornell University entwickelt und erlaubte es Nutzern, Videokonferenzen abzuhalten und Sofortnachrichten auszutauschen .
1994Ralph Gregory präsentierte virtuelle Büros als Franchise- Geschäftsmodell in den Vereinigten Staaten und machte daraus eine ganze Branche.
1995Der Leitsatz „Arbeit ist etwas, das man tut, nicht etwas, zu dem man reist“ wurde geprägt. [ 11 ] Variationen dieses Leitsatzes lauten: „Arbeit ist, was wir tun, nicht, wo wir sind.“ [ 12 ]
1998Bei der Eröffnungsfeier der Olympischen Winterspiele in Nagano , Japan, dirigierte Seiji Ozawa mithilfe von IP-basierter Videokonferenz die Ode an die Freude aus Beethovens Neunter Sinfonie gleichzeitig auf fünf Kontinenten in nahezu Echtzeit.
2000Das erste Symbian-Handy, das Touchscreen- Smartphone Ericsson R380 , wurde im Jahr 2000 auf den Markt gebracht und war das erste Gerät, das als „ Smartphone “ vermarktet wurde. Es kombinierte einen PDA mit einem Mobiltelefon.
2003Skype wird der Öffentlichkeit zugänglich gemacht und ermöglicht so die kostenlose IP-basierte Kommunikation mit Mikrofon, Webcam und Instant Messaging für einzelne Verbraucher.
2005Der erste offizielle „ Coworking Space“ wurde von Brad Neuberg in San Francisco eröffnet. Im selben Jahr startete der erste Impact Hub Coworking Space in London.
2006Frank Cottle führte das Konzept des Großhandels mit virtuellen Büros und Dienstleistungen an Drittanbieter ein. Dies löste einen Boom von Anbietern virtueller Büros aus, die bis heute aktiv sind.
2019Aufgrund der COVID-19-Pandemie entstand der Bedarf an qualitativ hochwertiger Software für dauerhaftes Fernarbeiten. [ 13 ]
2021Die Entwicklung zahlreicher Softwarelösungen für virtuelle Büros zielt darauf ab, die Vorteile eines physischen Büros in einer virtuellen Umgebung nachzubilden. Unternehmen haben diese Software eingeführt, da sie ihrer Ansicht nach die Unternehmenskultur, die Zusammenarbeit und die Transparenz fördert. [ 14 ]

Voraussetzungen für die Verbreitung virtueller Büros

Der bedeutendste Faktor für die Verbreitung virtueller Büros war der erzwungene Übergang zur Fernarbeit während der COVID-19-Pandemie.

Die Gesellschaft hat die Fernarbeit schnell eingeführt, daher müssen neue Technologien und Betriebssysteme ausreichend getestet und geschult werden. [ 15 ]

Mitarbeiter und Führungskräfte müssen sich aktiv um die Pflege der Beziehungen zu ihren Kollegen bemühen. [ 16 ]

Dienstleistungen

Die Infrastruktur virtueller Büros kann verschiedene physische Standorte und Dienstleistungen sowie digitale Services umfassen. Die Infrastruktur wird von mehreren Personen und Organisationen gemeinsam genutzt, wodurch Ressourcen effizienter eingesetzt werden können. Dies ermöglicht es den Nutzern, flexibel nur die benötigten Services zu mieten oder zu nutzen.

Physisch

Eine Empfangskraft für ein virtuelles Büro

Digital

Coworking ist ein verwandter Trend im Bereich flexibler Arbeitsräume, der die Interaktion der Nutzer untereinander fördert, um eine Unternehmenskultur zu schaffen , ohne dass diese für dasselbe Unternehmen arbeiten. Ähnlich wie virtuelle Büros bieten Coworking-Spaces ausgestattete Arbeitsplätze, die Kunden bedarfsgerecht nutzen können.

Die Virtual-Reality -Technologie ist ein weiterer Trend, der sich schon bald auf virtuelle Büros auswirken könnte. Virtual-Reality-Anwendungen bieten die Möglichkeit, Büroräume zu schaffen, die physische Räume innerhalb der virtuellen Welt darstellen, in denen sich Benutzer treffen und Seite an Seite arbeiten können. [ 17 ]

Siehe auch

Referenzen

  1. ^ „Interview: Marcus Moufarrige, COO Servcorp, über die Pionierarbeit im Bereich virtueller Büros | AllWork.Space“ . AllWork.Space . 31. März 2016. Abgerufen am 6. September 2018 .
  2. Rathnaweera , Dharshana; Jayathilaka, Ruwan (19. November 2021). „Für oder gegen Mitarbeiter? – Die Auswirkungen virtueller Büroplattformen auf die Work-Life-Balance“ . PLOS ONE . 16 (11) e0260220. Bibcode : 2021PLoSO..1660220R . doi : 10.1371/journal.pone.0260220 . ISSN 1932-6203 . PMC 8604353. PMID 34797845 .   
  3. ^ Vaknin, Sam. „Die Arbeitsteilung – VI. Die Zukunft der Arbeit“ . samvak.tripod.com . Abgerufen am 6. September 2018 .
  4. ^ MacDonald, Peter; „Das zukünftige Büro ‚virtuell‘ hier“. BCBR Mai 1996, Band 15, Ausgabe Nr. 5
  5. ^ „Der Aufstieg des virtuellen Anwaltsbüros | Kanzleibüros“ . Kanzleibüros | Gemeinsame Büroräume in NYC | Virtuelle Büros in Manhattan . 18. September 2015. Abgerufen am 6. September 2018 .
  6. ^ „JALA International: Jack Nilles Biografie “ . www.jala.com
  7. ^ „Über Servcorp – Globaler Anbieter von Büroflächen und virtuellen Büros“ . www.servcorp.com . Abgerufen am 6. September 2018 .
  8. ^ Markoff, John (12. Juli 1982). "„Das ‚virtuelle Büro‘ kann fast überall sein, wo man es haben möchte . “ InfoWorld . Band 4, Nr. 27. S. 32.
  9. ^ „Mein Wort!“ . www.chriskern.net . Abgerufen am 6. September 2018 .
  10. ^ „Markensuche – Amt für geistiges Eigentum“ . trademarks.ipo.gov.uk . Abgerufen am 6. September 2018 .
  11. ^ Leonhard, Woody (1995). Der Geheimtipp für Telearbeiter: Ein etwas ungewöhnlicher Ratgeber, um dem Hamsterrad zu entfliehen . Reading, Mass.: Addison-Wesley Pub. ISBN 0-201-48343-2OCLC  32468688 .​
  12. ^ Begründung des Kongresses für das Haushaltsjahr 1998. General Services Administration. 20. März 1997. ADA343841 – via Defense Technical Information Center.
  13. ^ Mitchell, Travis (9. Dezember 2020). „Wie der Coronavirus-Ausbruch die Arbeitsweise der Amerikaner verändert hat – und wie nicht“ . Pew Research Center’s Social & Demographic Trends Project . Abgerufen am 14. Februar 2023 .
  14. ^ Woo, Erin (6. Juli 2021). „Arbeiten von zu Hause oder im Büro? So oder so, es gibt ein Start-up dafür“ . The New York Times . ISSN 0362-4331 . Abgerufen am 14. Februar 2023 . 
  15. ^ Kelly Jackson, Marice (März 2022). „Arbeiten im Homeoffice: Wie Führungskräfte und Personalentwickler die Theorie des erfahrungsbasierten Lernens während der COVID-19-Pandemie nutzten?“ . New Horizons in Adult Education and Human Resource Development . 34 (2): 44–48 . doi : 10.1002/nha3.20351 . ISSN 1939-4225 . PMC 9349552 .  
  16. ^ Harpelund, Christian (2019). Onboarding: Neue Mitarbeiter erfolgreich durchstarten . Morten Højberg, Kasper Ulf Nielsen. Emerald-Gruppe. ISBN 978-1-78769-581-8OCLC  1082208213 .​
  17. ^ D., Sophia (27. November 2017). „Erstellung eines virtuellen Bürogebäudes für Telearbeiter“ . Video Conferencing Daily .