Rechnung

Eine Rechnung ist ein kaufmännisches Dokument , das eine detaillierte Auflistung der vom Verkäufer an den Käufer im Zusammenhang mit einem Kaufgeschäft gelieferten Waren oder Dienstleistungen enthält und in der Regel den Preis und die Verkaufsbedingungen , die Mengen sowie die vereinbarten Preise und Verkaufsbedingungen für die vom Verkäufer an den Käufer gelieferten Produkte oder Dienstleistungen angibt . ^{[ 1 ]}

Die Zahlungsbedingungen sind üblicherweise auf der Rechnung angegeben. Darin kann festgelegt sein, innerhalb welcher Frist der Käufer die Rechnung begleichen muss und gegebenenfalls ein Skonto bei Zahlung vor dem Fälligkeitsdatum gewährt wird. Es ist möglich, dass der Käufer die auf der Rechnung aufgeführten Produkte oder Dienstleistungen bereits bezahlt hat. Um Missverständnisse und unnötige Rückfragen zwischen Käufer und Verkäufer zu vermeiden, kennzeichnen manche Verkäufer eine bereits bezahlte Rechnung deutlich in Großbuchstaben.

Aus Sicht des Verkäufers ist eine Rechnung eine Verkaufsrechnung . Aus Sicht des Käufers ist eine Rechnung eine Einkaufsrechnung . Das Dokument nennt Käufer und Verkäufer, der Begriff „Rechnung“ impliziert jedoch, dass Geld geschuldet wird .

Rechnungen zählen zu den frühesten schriftlichen Aufzeichnungen im alten Mesopotamien . Die Praxis der Rechnungsstellung lässt sich bis in die Anfänge der Zivilisationen zurückverfolgen. Vor etwa 5.000 Jahren nutzten mesopotamische Händler die Keilschrift auf Tontafeln, um Handelsgeschäfte zu dokumentieren, einschließlich Details wie Mengen, Preise und beteiligte Parteien. ^{[ 2 ]} Diese Aufzeichnungen dienten als Verträge und Quittungen. Im alten Ägypten wurden Transaktionen und Steueraufzeichnungen auf Papyrusrollen festgehalten , was eine frühe Form der Finanzbuchhaltung darstellte. Die Erfindung des Papiers in China um 105 n. Chr. ermöglichte Fortschritte in der Dokumentation und verbreitete sich schließlich im Nahen Osten und in Europa .

Im Mittelalter begannen europäische Kaufleute, handschriftliche Rechnungen zu verwenden, um Verkaufsgeschäfte detailliert zu dokumentieren. Darin hielten sie häufig Informationen wie Datum, Warenbeschreibung, Menge und Preis fest. Mit der Einführung des Buchdrucks im 15. Jahrhundert konnten standardisierte Rechnungsformulare hergestellt werden, was zu einer einheitlicheren Finanzdokumentation beitrug.

Im 19. Jahrhundert verbreiteten sich gedruckte Rechnungen, die von Unternehmen mit Angaben wie Firmennamen, Adressen und Logos versehen wurden. Im 20. und 21. Jahrhundert erfolgte der Übergang zu digitalen und automatisierten Rechnungssystemen, wodurch die Effizienz und die Buchführung weiter verbessert wurden.

Datum 

Eine typische Rechnung beginnt mit einer Kopfzeile, die deutlich den Begriff „Rechnung“ enthält. Darauf folgen üblicherweise die Informationen, die zum Verständnis des Transaktionskontexts erforderlich sind, wie Name, Adresse und Kontaktdaten der beteiligten Parteien (z. B. Käufer und Verkäufer) sowie wichtige Termine, wie beispielsweise das Zahlungsziel. Der Hauptteil der Rechnung enthält eine detaillierte Auflistung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen mit Beschreibungen, Einzelpreisen, Mengen und Gesamtpreisen für jede Position. Zusätzliche finanzielle Bestandteile wie Steuern , Versandkosten und Rabatte werden separat aufgeführt und zur Zwischensumme addiert, um den Gesamtbetrag zu berechnen. Die Rechnung schließt oft mit standardisierten Elementen oder weiteren Informationen, die nicht im Hauptteil enthalten sind. Dieses strukturierte Format erfüllt verschiedene Funktionen, darunter Rechnungsstellung, Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung und, im Streitfall, als Beweismittel zur Beilegung von Streitigkeiten. ^{[ 3 ] [ 4 ]}

Kopfzeile

• Das Wort „Rechnung“
• Logo des Verkäufers
• Rechnungsnummer
• Kontaktinformationen von Verkäufer und Käufer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum der Zahlung
• Versandinformationen
• Datum des Versands oder der Lieferung der Ware oder Dienstleistung;
• Kreditbedingungen
• Bestellnummer (oder ähnliche, vom Käufer gewünschte Sendungsverfolgungsnummern, die auf der Rechnung aufgeführt werden sollen);

Körper

• Liste der Waren/Dienstleistungen
• Beschreibung des/der Produkte(s);
• Einzelpreis(e) des/der Produkte(s), falls zutreffend;
• Zwischensumme
• Steuerbeträge, falls zutreffend (z. B. Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer );
• Rabatte
• Versandkosten
• Gesamtbetrag fällig

Fußzeile

• Zahlungsdetails (z. B. Angabe einer oder mehrerer akzeptabler Zahlungsmethoden sowie Einzelheiten zu Gebühren für verspätete Zahlungen usw.);
• Kreditbedingungen
• Angaben zur Steuer- oder Unternehmensregistrierung des Verkäufers, falls zutreffend, z. B. ABN für australische Unternehmen oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Unternehmen in der EU;
• Erweiterte Details (einschließlich Fahrzeugnummer, LR-Nummer, LR-Datum, Transportmittel , Nettogewicht , Bruttogewicht, Taragewicht, Abfahrtszeit, Frachtart, Name des Fahrers, Kontaktnummer des Fahrers usw.)

In Ländern, in denen die Überweisung die bevorzugte Methode zur Begleichung von Schulden ist, enthält die gedruckte Rechnung die Bankkontonummer des Gläubigers und in der Regel einen Referenzcode, der zusammen mit der Transaktion übermittelt wird und den Zahler identifiziert.

Die Europäische Union verlangt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für offizielle Umsatzsteuerrechnungen, die alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ihren Kunden ausstellen müssen. In Großbritannien kann diese Nummer auf Rechnungen weggelassen werden, wenn der Vermerk „Dies ist keine Umsatzsteuerrechnung“ auf der Rechnung steht. Eine solche Rechnung wird als Pro-forma-Rechnung bezeichnet und ist für umsatzsteuerpflichtige Kunden kein adäquater Ersatz für eine vollständige Umsatzsteuerrechnung. ^{[ 5 ]}

In Kanada muss die Registrierungsnummer für GST- Zwecke für alle Lieferungen über 30 $ eines registrierten Lieferanten angegeben werden, um Vorsteuerabzüge geltend machen zu können. ^{[ 6 ]}

Empfehlungen zu Rechnungen im internationalen Handel werden auch vom UNECE- Handelsausschuss bereitgestellt. Diese beinhalten eine detailliertere Beschreibung des logistischen Aspekts von Waren und können daher für internationale Logistik- und Zollverfahren von Vorteil sein. ^{[ 7 ]}

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen:

• Pro-forma -Rechnung – Im Außenhandel ist eine Pro-forma- Rechnung ein Dokument, das die Verpflichtung des Verkäufers zur Lieferung bestimmter Waren an den Käufer zu festgelegten Preisen dokumentiert. Sie wird häufig zur Wertangabe beim Zoll verwendet. Da es sich nicht um eine tatsächliche Rechnung handelt, wird sie vom Verkäufer nichtals Forderung und vom Käufer nichtals Verbindlichkeit verbucht . Eine Pro -forma- Rechnung wird vom Verkäufer erst ausgestellt, nachdem sich Verkäufer und Käufer auf die Bestellbedingungen geeinigt haben . In einigen Fällen dient sie dazu, Vorauszahlungen vom Käufer zu verlangen, entweder um die Produktion zu ermöglichen oder um die produzierten Waren abzusichern.
• Gutschrift - Wenn der Käufer die Ware zurücksendet, stellt der Verkäufer in der Regel eine Gutschrift über den gleichen oder einen niedrigeren Betrag als den Rechnungsbetrag aus und erstattet dem Käufer dann den Betrag zurück, oder der Käufer kann diese Gutschrift auf eine andere Rechnung anrechnen.
• Die Handelsrechnung ist ein Zollanmeldungsformular im internationalen Handel, das die am Versandvorgang beteiligten Parteien, die transportierten Waren und deren Wert beschreibt. ^{[ 8 ]} Sie ist das wichtigste Dokument des Zolls und muss spezifische Zollanforderungen erfüllen, wie z. B. die Harmonisierte Systemnummer und das Herstellungsland. Sie dient der Berechnung der Zölle .
• Debit memo - When a company fails to pay or short-pays an invoice, it is common practice to issue a debit memo for the balance and any late fees owed. In function, debit memos are identical to invoices.
• Self-billing invoice - A self billing invoice is used when a buyer issues the invoice to themselves (e.g. according to the consumption levels he is taking out of a vendor-managed inventory stock).^[9] The buyer (i.e. the issuer) should treat the invoice as an account payable and the seller should treat it as an account receivable. If there is tax on the sale, e.g. VAT or GST, then the buyer and seller may need to adjust their tax accounts in accordance with tax legislation.^[10] Under Article 224 of the EU VAT Directive, self-billing processes may only be used "if there is a prior agreement between the two parties and provided that a procedure exists for the acceptance of each invoice" by the supplier.^[11] A Self-Billing Agreement will usually provide for the supplier not to issue their own sales invoices as well.^[12]
• Evaluated receipt settlement (ERS) - ERS is a process of paying for goods and services from a packing slip rather than from a separate invoice document. The payee uses data in the packing slip to apply for the payments. "In an ERS transaction, the supplier ships goods based upon an Advance Shipping Notice (ASN), and the purchaser, upon receipt, confirms the existence of a corresponding purchase order or contract, verifies the identity and quantity of the goods, and then pays the supplier."^[13]
• Timesheet - Invoices for hourly services issued by businesses such as lawyers and consultants often pull data from a timesheet. A timesheet invoice may also be generated by Operated equipment rental companies where the invoice will be a combination of timesheet based charges and equipment rental charges.
• Statement - A periodic customer statement includes opening balance, invoices, payments, credit memos, debit memos, and ending balance for the customer's account during a specified period. A monthly statement can be used as a summary invoice to request a single payment for accrued monthly charges.
• Progress billing used to obtain partial payment on extended contracts, particularly in the construction industry (see Schedule of values)
• Die Sammelrechnungsstellung ist in Japan auch als monatliche Rechnungsstellung bekannt . Japanische Unternehmen haben aufgrund des Outsourcing-Systems ( Keiretsu ) oder der Forderung nach geringerer Lagerhaltung ( Kanban ) oft viele Aufträge mit kleinen Beträgen. Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, erfolgt die Rechnungsstellung üblicherweise monatlich.
• Die fortlaufende Rechnungsstellung bzw. die wiederkehrende Rechnungsstellung ist in der Gerätevermietungsbranche, einschließlich der Werkzeugvermietung, üblich. Eine wiederkehrende Rechnung wird während der gesamten Laufzeit eines Mietvertrags regelmäßig erstellt. Mieten Sie beispielsweise einen Bagger vom 1. Januar bis zum 15. April mit einem monatlichen Abrechnungszyklus, erhalten Sie voraussichtlich eine Rechnung Ende Januar, eine weitere Ende Februar, eine dritte Ende März und eine Schlussrechnung bei Rückgabe des Geräts. Dasselbe Prinzip gilt für Vorauszahlungen oder Rechnungen, die an einem bestimmten Tag im Monat ausgestellt werden.
• Elektronische Rechnungsstellung ist nicht zwangsläufig dasselbe wie EDI-Rechnungsstellung . Im weitesten Sinne umfasst der Begriff „elektronische Rechnungsstellung“ sowohl EDI- als auch XML- Rechnungsnachrichten sowie andere Formate wie Acrobat/PDF . Früher wurden Formate wie PDF nicht in die erweiterte Definition einer elektronischen Rechnung einbezogen, da sie nicht maschinenlesbar waren und die Vorteile einer elektronischen Nachricht nicht genutzt werden konnten. Mit der Weiterentwicklung der Datenerfassungstechniken und dem zunehmenden Stellenwert von Umweltaspekten bei der Argumentation für die Einführung elektronischer Rechnungsstellung werden nun jedoch auch andere Formate in die erweiterte Definition aufgenommen.

Einige Rechnungen werden nicht mehr in Papierform ausgestellt, sondern elektronisch über das Internet übermittelt. Es ist jedoch weiterhin üblich, elektronische Zahlungsbelege oder Rechnungen auszudrucken, um Papierdokumente zu führen. Die Standards für elektronische Rechnungsstellung variieren stark von Land zu Land. Standards für den elektronischen Datenaustausch (EDI), wie beispielsweise der EDIFACT - Standard der Vereinten Nationen, enthalten Richtlinien zur Nachrichtenkodierung für elektronische Rechnungen. Der EDIFACT-Standard wird durch die branchenübergreifende ebXML- Syntax für Rechnungen von UN/CEFACT ergänzt .

Der UN- Standard für elektronische Rechnungen („INVOIC“) umfasst Standardcodes für die Übermittlung von Kopfzeileninformationen (die für die gesamte Rechnung gelten) sowie Codes für die Übermittlung von Details zu den einzelnen Positionen (Produkten oder Dienstleistungen). Der INVOIC-Standard kann auch zur Übermittlung von Gut- und Lastschriften verwendet werden.

In der Europäischen Union wurde 2010 mit der Richtlinie 2010/45/EU ein Rechtsakt verabschiedet, um die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung in allen Mitgliedstaaten zu fördern. Dieser Rechtsakt berücksichtigt die unterschiedlichen Anforderungen an die Mehrwertsteuer und die Rechnungsstellung im internationalen Handel innerhalb der EU und regelt zudem die Authentizität und Integrität elektronisch übermittelter Rechnungen. Schätzungen zufolge haben allein im Jahr 2011 rund 5 Millionen EU-Unternehmen elektronische Rechnungen versendet. ^{[ 14 ]}

Das XML- Nachrichtenformat für elektronische Rechnungen wird seit der Einführung von XML im Jahr 1998 verwendet. Die Open Application Group Integration Specification (OAGIS) beinhaltet seit 2001 die Unterstützung von Rechnungen. Die Open Applications Group (OAGi) arbeitet mit UN/CEFACT zusammen, wobei OAGi und ihre Mitglieder an der Definition vieler Technologie- und Methodenspezifikationen beteiligt sind. OAGi bietet diese Technologie- und Methodenspezifikationen auch in OAGIS an.

Derzeit werden zwei XML-basierte Standards entwickelt. Der eine ist die branchenübergreifende Rechnung, die von der UN-Normungsorganisation UN/CEFACT entwickelt wird , der andere ist die Universal Business Language (UBL), herausgegeben von der Organisation zur Förderung strukturierter Informationsstandards (OASIS). Rechnungen auf Basis der UBL sind weit verbreitet, insbesondere im öffentlichen Sektor Dänemarks , da Dänemark das erste Land war, das die Verwendung der UBL für alle Rechnungen im öffentlichen Sektor gesetzlich vorschrieb. Weitere Implementierungen sind in den skandinavischen Ländern im Rahmen des Projekts „North European Subset“ im Gange. Auch in Italien , Spanien und den Niederlanden (UBL 2.0) ^{[ 15 ]} sowie bei der Europäischen Kommission selbst laufen Implementierungen.

Die Arbeit an NES wurde an das Europäische Komitee für Normung (CEN), die Normungsorganisation der Europäischen Union, und den Workshop CEN/BII für das öffentliche Beschaffungswesen in Europa übertragen. Das Ergebnis dieser Arbeit ist PEPPOL . Dort werden UBL-Beschaffungsdokumente zwischen verschiedenen europäischen Ländern angewendet.

Zwischen UBL und UN/CEFACT wurde eine Vereinbarung zur Angleichung der beiden XML-Nachrichtenstandards getroffen, mit dem Ziel, die beiden Standards noch vor Ende 2009 zu einem einzigen zusammenzuführen. Dies schließt die Bereitstellung eines Upgrade-Pfads für Implementierungen ein, die mit einem der beiden Standards begonnen wurden.

UBL ist die Sprache. PEPPOL ist das Übermittlungssystem. Es handelt sich um ein globales Netzwerk, das es Unternehmen und Regierungen ermöglicht, Rechnungen sicher auszutauschen. Keine E-Mails. Keine Anhänge. Nur direkte System-zu-System-Kommunikation. Stellen Sie sich vor, Sie senden Geld über ein Banknetzwerk – das ist PEPPOL, nur für Rechnungen. ^{[ 16 ]}

ISDOC ist ein in Tschechien entwickelter Standard für elektronische Rechnungen. Am 16. Oktober 2008 unterzeichneten 14 Unternehmen und die tschechische Regierung eine Erklärung, dieses Format innerhalb eines Jahres in ihren Produkten zu verwenden.

Nach der Einführung der Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) in Indien wurde das Konzept der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 5 Crore Rupien ab dem 1. August 2023 eingeführt. Nunmehr werden auch Rechnungen im Geschäftsverkehr (B2B) für bestimmte Steuerzahlergruppen gemeldet. ^{[ 17 ]}

Organisationen, die Waren und Dienstleistungen einkaufen, verfügen in der Regel über ein Verfahren zur Genehmigung von Rechnungszahlungen, basierend auf der Bestätigung eines Mitarbeiters über den Erhalt der Waren oder Dienstleistungen. ^{[ 18 ] [ 19 ] [ 20 ] [ 21 ]}

Üblicherweise wird beim Bezahlen einer Rechnung eine Zahlungsbestätigung an den Lieferanten gesendet, um ihn darüber zu informieren, dass seine Rechnung bezahlt wurde.

Die Nichtzahlung und verspätete Zahlung von Rechnungen ist schätzungsweise für 25 % der Unternehmensinsolvenzen verantwortlich. Um dem entgegenzuwirken, hat die Europäische Kommission die Richtlinie über den Zahlungsverzug erlassen, die Unternehmen eine Frist von 60 Tagen zur Begleichung ihrer Rechnungen setzt. ^{[ 22 ]}

• Australische Geschäftsnummer
• Frachtbrief
• Bargeldeinzug
• Handelsrechnung
• Dokumentenautomatisierung
• Dunning
• Liste der Buchhaltungsrollen
• Auftrag (Geschäft)
• Auftragsabwicklung
• Quittung
• Kategorie: Finanzregulierung